Как выбрать корпоративный мессенджер и не разочароваться

Мы живем в эпоху, когда разнообразный контент активно поглощает наше внимание. Это может стать проблемой при организации комфортной рабочей среды, в которой важно фильтровать потребление данных и оставлять только то, что действительно нужно для работы. Решить эту проблему помогает корпоративный мессенджер.

Здесь даже не так важно, ходите ли вы в офис или работаете удаленно — благодаря возможности структурировать общение корпоративный мессенджер давно стал частью повседневной бизнес-рутины.

В одном приложении для общения в команде есть все возможности для качественной и эффективной работы.

Расскажем про то, как выбрать мессенджер и на что обратить внимание: это упростит возможность интеграции такого инструмента в бизнес и повысит эффективность работы. Если сделать выбор осознанно, больше не останется необходимости пользоваться другими сервисами.

Отдельные рабочие пространства и система чатов

Начнем с самого важного: ключевое преимущество корпоративных мессенджеров — это возможность организовать с их помощью отдельное рабочее пространство. Его цель — упорядочить процесс взаимодействия между членами команды.

В отличие от других мессенджеров, где поток информации накапливается в одном чате, базовый функционал корпоративных инструментов должен предлагать четкое разделение процессов на проекты и задачи.

Важно понимать, насколько быстро и удобно тот или иной мессенджер позволяет реализовать такую возможность. Для каждого направления работы компании можно создать отдельное пространство, которое будет соответствовать проекту или отделу (например, бухгалтерия, маркетинг, производство и так далее) Внутри проекта есть уже своя иерархия — чаты и каналы по принципу «1 задача = 1 канал». Так достигается порядок в работе, обеспечивается удобная навигация, повышается эффективность.

Интуитивно понятный интерфейс

И все же о факторе привычки забывать нельзя: если человек последние 3–4 года пользовался популярными мессенджерами, то при выборе корпоративного продукта нам нужен продукт с простым и понятным, привычным интерфейсом. Это важно для качественной совместной работы.

В данном отношении показателен мессенджер Compass, который своим интерфейсом напоминает привычные всем мессенджеры. Приложение удобно для быстрой адаптации как одного пользователя, так и всей команды — не придется тратить время на погружение в технические детали.

Надежность и безопасность

Важный момент для бизнеса — вопросы защиты информации, что особенно актуально в последние годы. Выбирая корпоративный мессенджер, учитывайте следующие аспекты:

• Свои сервера. Для некоторых компаний может быть важно хранение данных в своих дата-центрах. Вспомним знакомый многим мессенджер Slack — пользователи периодически жалуются на удаление файлов из переписки, что является настоящей проблемой. Поэтому существуют корпоративные мессенджеры, позволяющие развернуть хранилище на стороне клиента. Хорошо, когда приложением можно пользоваться без ограничений как на своих серверах, так и в стандартной конфигурации, когда хранение обеспечивается на стороне разработчика.
• Сквозное шифрование. Если данные хранятся в зашифрованном виде, исключена возможность их чтения злоумышленниками — обмен файлами удобен и безопасен. При выборе мессенджера следует уточнить этот аспект.

Приватность

Важно уделять повышенное внимание вопросам безопасности вне зависимости от сферы деятельности. Ведь для автоматизации бизнес-процессов недостаточно лишь удобства, функционала и красивого дизайна. Это имеет прямое отношение и к такому инструменту, как корпоративные мессенджеры. Будь то банк, госучреждение или компания по производству мягких игрушек — для любого бизнеса важно, чтобы вся внутренняя информация не выходила за пределы компании.

Каким способом может обеспечиваться приватность в корпоративных мессенджерах?

• Формат регистрации. Оптимальный вариант — приглашение по личной ссылке. Это не только удобно внутри компании, но и безопасно: формируется персональная ссылка, а срок ее действия и лимиты количества переходов также можно настроить индивидуально.
• Обратите внимание на то, как происходит увольнение в мессенджере — можно ли это сделать всего за несколько секунд?

Важно, чтобы уволенный сотрудник мгновенно терял доступ ко всей информации — это групповые чаты, аудио и видеозвонки, голосовые сообщения, личные чаты, база знаний, а также возможность видеть других участников рабочего процесса.

Настройки доступов

Внутри компании у каждого сотрудника есть своя зона ответственности, от которой зависят его полномочия и допуск к информации. Простой пример — работа с клиентами, когда возможность общения с ними предоставляется лишь ограниченному кругу пользователей. Следовательно, в корпоративном чате должны быть свои настройки, отвечающие за доступы.

Корпоративный мессенджер в этом отношении обладает широким спектром возможностей: права выдаются в зависимости от задач пользователя и того, какие функции он выполняет. Это могут быть права на диалог с клиентами, доступ к определенным чатам, доступ на скачивание файлов, возможность видеть других пользователей в поиске и многое другое.

Комментарии к сообщениям

Часто общение сотрудников превращается в хаос: коллеги пишут друг другу в общем чате, создают новые и новые темы, смешивают личное общение с рабочими моментами. Это не только затрудняет общение, но и усложняет поиск важной информации. Вот почему личные и групповые чаты должны быть дополнены комментариями к сообщениям, то есть тредами.

Общаться можно в рамках отдельно взятого сообщения, ведя тематическую переписку и не нагружая общий чат. Например, поставить сотрудникам задачу, а обсуждать этапы ее выполнения уже в комментариях. Мессенджеры с такой функцией на порядок удобнее остальных.

Особенно это заметно, если ваша компания состоит из 50, 100 участников или даже тысячи активно взаимодействующих между собой человек. Сотрудник всегда знает, что есть общий чат, а есть общение внутри отдельно взятого сообщения, где хранится переписка по «узкой» тематике — это очень удобно для корпоративного общения.

Работа на любой платформе

Важно учитывать многообразие платформ и операционных систем при использовании мессенджеров: у приложения должны быть версии и для компьютера, и для мобильного телефона. И что еще важнее — приложение должно стабильно работать на любой платформе. Часто бывает так, что хороший десктопный продукт имеет нестабильно работающее мобильное приложение.

Это актуально для быстрого переключения между другими платформами и в разной рабочей обстановке, когда, например, маркетолог в офисе использует компьютер с Windows, а в дороге просматривает входящие сообщения на смартфоне с iOS. Удобно, когда корпоративный мессенджер можно установить на любую оболочку — Windows, Macos, Linux, Android и iOS.

Метрики и статистика

Любая статистика внутри компании — это источник полезной информации для любого руководителя. Показательный пример — трекинг времени работы: в обычных мессенджерах подобного нет, однако, данная опция крайне полезна для оптимизации работы специалистов. Как и многие другие данные, например, средняя скорость ответа, позиция сотрудника в рейтинге, счетчик сообщений внутри компании,  сколько длятся аудио- и видеозвонки. Это позволяет оптимизировать работу как отдельного специалиста, так и всей команды в целом.

Любой современный мессенджер для бизнеса должен предоставлять простую, понятную и всеобъемлющую статистику. Например, это может быть аналитика активности сотрудника или часов работы в приложении.

Удобный поиск информации

Время — бесценный ресурс. Нельзя тратить его на долгий и безуспешный поиск важной информации, поэтому корпоративные мессенджеры должны решать эту задачу всего за один клик. Удобно, когда все личные и рабочие чаты корпоративного мессенджера оснащены строкой поиска — это помогает быстро находить нужную информацию по ключевым запросам, словно вы используете поиск Яндекс, только специально для вашей компании. Корпоративный мессенджер хранит всю историю общения и позволяет найти данные даже спустя год. При этом результаты выводятся на экран менее чем за секунду и поделены на категории, а искомое слово выделено цветом.

Автоматизация процессов

Чат-боты плотно обосновались во многих приложениях для бизнеса: они удобны, эффективны и весьма разнообразны. Перед выбором корпоративного мессенджера стоит узнать о возможности использования таких ботов. Их внедрение позволяет решать самые разные задачи:

• автоматизация отправки отчетов,
• интеграция с готовыми базами данных,
• обучение команды,
• передача заявок с сайта и социальных сетей в мессенджер,
• интеграция с CRM и ERP системами,
• навигация внутри чатов.

Возможность интеграции этих и многих других решений — важный критерий выбора корпоративного мессенджера.

Дополнительные бизнес-функции

Безусловно, наличие приятных дополнений оказывает серьезное влияние на выбор того или иного мессенджера. В качестве примеров можно привести отключение уведомлений по таймеру, техподдержку внутри приложения, кнопку «непрочитанное» и напоминания о важных задачах. Присутствие такого функционала сделает его применение еще более эффективным, удобным и полезным для команды.

Стоимость

Перед тем как начать пользоваться корпоративными сервисами, необходимо детально ознакомиться с тарифами. Модели биллинга у каждого продукта индивидуальны: стоимость может зависеть от числа модулей, количества участников, срока использования продукта. Изучите, есть ли бесплатный тестовый период — обычно клиентоориентированные продукты дают 30 дней, чтобы познакомится с функционалом.

Перед тем, как сделать выбор, посчитайте число участников вашей команды, учтите перспективы роста и выберите оптимальный формат оплаты. В этом случае вы сможете оценить удобство работы с корпоративными мессенджерами не только сегодня, но и в будущем, по мере роста вашего бизнеса.

Выводы

Задача любого корпоративного мессенджера — оптимизация, упрощение и ускорение работы компании. Если подойти к выбору, предварительно определив, какие именно функции нужны вашему бизнесу, вы всегда будете знать, на что обратить внимание.

Мы перечислили основные рекомендации по выбору корпоративного мессенджера. Надеемся, эта информация поможет сделать грамотный выбор и позволит инструменту, на котором вы остановитесь, раскрыть весь свой потенциал для решения ваших бизнес-задач.

Видео по теме