Всё об операционных системах — подробное руководство для пользователей операционных систем

Как удалить лишние пробелы в ячейках Excel

В процессе редактирования таблицы пользователи Excel могут столкнуться с лишними пробелами. Нередки случаи, когда из-за механической ошибки или неправильного форматирования в ячейках, появляются лишние символы-разделители. С помощью встроенных инструментов можно быстро удалить лишние пробелы в ячейках Excel. В данной стать мы рассмотрим основные способы, как можно выполнить такую очистку и убрать ненужные символы.

Убираем лишние разделители с помощью формулы

В MS Excel предусмотрен большой набор инструментов для быстрого форматирования таблиц. Также программа поддерживает ряд функций, с помощью которых можно видоизменить содержимое ячеек. В частности, есть формула, которая может убрать лишние пробелы и оставить в ячейках только по одному разделителю между словами, в соответствии с общими правилами печатного оформления текста.

В русскоязычной версии Экселя данная формула называется СЖПРОБЕЛЫ. Если вы пользуетесь программой на английском языке, то в ней функция называется TRIM. Принцип действия данной формулы очень простой. Она оставляет сами значения, но при этом все лишние пробелы в ячейке убирает. Рассмотрим, как работает этот инструмент на более подробном примере:

  1. Сначала выделяем ячейку для записи результата. В нее вводим формулу СЖПРОБЕЛЫ и в качестве аргумента указываем ссылку на текст, в котором нужно удалить лишние интервалы между словами.

    Вводим формулу
    Вводим формулу
  2. Указав аргумент, нажимаем Enter. В результате этого все пробелы в Excel в ячейке будут удалены. Останутся только по одному разделителю между словами, что соответствует нормам правописания. Применим функцию к остальным ячейкам в столбце. Формула удаляет как лишние интервальные знаки между словами, так и ненужные пробелы в конце строки. Как видим, все эти лишние символы данной функцией просто и легко удаляются.

    Результат выполнения
    Результат выполнения

Формула уберет любое количество разделителей в ячейке Excel. Однако здесь следует учесть один важный нюанс. Данная формула обрабатывает текстовые данные. Если применить функцию в отношении чисел, то в них ничего не изменится. Также с использованием СЖПРОБЕЛЫ нельзя убрать лишний пробел в формуле.

При использовании описанного метода стоит учитывать другой важный нюанс. Формула СЖПРОБЕЛЫ в Excel, по сути, создает дубликат ячейки, только с оптимальным количеством интервальных знаков. Если удалить все исходные данные, а именно клетки, которые содержат текст с лишними пробелами, то результат выполнения функции также будет некорректным. Поэтому прежде всего полученные ячейки без разделителей сначала нужно правильно сохранить.

Для этого выделяем диапазон со значениями, полученными в результате применения функции СЖПРОБЕЛЫ. Нажимаем правую кнопку мыши и выбираем «Копировать».

Копируем результат
Копируем результат

После этого нажимаем правую кнопку повторно, вызывая таким образом контекстное меню. Выбираем далее в нем пункт, который позволяет осуществить специальную вставку. В данном пункте потом нажимаем «Вставить значения».

Вставляем значения
Вставляем значения

В результате чего все данные будут сохранены не в виде результата выполнения формулы, а как новые значения. Они не зависят от исходных ячеек, поэтому первый столбец с ошибками можно спокойно удалить.

Как заменить несколько пробелов на один

Распространенное явление, с котором сталкиваются пользователи Excel — наличие двойных пробелов вместо обычных, одинарных. Чаще всего это происходит из-за ошибок, допущенных при заполнении ячеек. Однако не исключены и другие явления. Например, открытая таблица может содержать ошибки форматирования из-за несоответствия версии документа и версии программы, установленной на ПК. Также лишние интервальные знаки — распространенный способ защитить данные от копирования, который применяют при распространении документов MS Excel через интернет.

В целом, решить проблему несложно, если разбираться в базовых инструментах форматирования. В случае с двойными пробелами поможет функция автоматической подмены символов. Рассмотрим, как удалить пробелы с ее помощью, если они лишние:

  1. Выделяем ячейку, содержащую текст с лишними пробелами. Можно выделить группу ячеек, целый диапазон или даже всю таблицу. Функция сработает корректно, независимо от размера выделенной области. Далее во вкладке «Главная» нажимаем «Найти и выделить». В выпадающем окне выбираем «Заменить».

    Выбираем команду заменить
    Выбираем команду заменить
  2. Далее в открывшемся окне нужно задать условия для автоматической замены символов. В строке «Найти» ставим двойной пробел, а в строке «Заменить на» — одинарный. После этого жмем Заменить все.

    Задаем условия для автозамены
    Задаем условия для автозамены
  3. В результате чего двойные интервалы между словами будут заменены одинарными. При этом, в отличие от формулы СЖПРОБЕЛЫ, здесь не нужно что-либо сохранять повторно. После того как все пробелы будут заменены, на экране появится уведомление об успешном выполнении процедуры.

    Сообщение о выполнении
    Сообщение о выполнении

Описанный выше способ имеет как свои преимущества, так и определенные недостатки. С его помощью можно выполнить замену любых символов. К примеру, если вместо пробелов в тексте присутствуют знаки нижнего подчеркивания, их можно также быстро заменить на нужный знак.

Автозамена ненужных символов
Автозамена ненужных символов

Программа автоматически заменит заданные комбинации символов на пробел или любой другой знак, который задан пользователем. При необходимости, определенные символы вообще можно убрать из текста, оставив строку «Заменить на» пустой.

Меняем пробел на пустое место
Меняем пробел на пустое место

Недостатков у данного инструмента несколько. Первый заключается в том, что для корректного применения формулы, необходимо точно знать число лишних пробелов. В случае с двойными интервалами между словами все довольно понятно — достаточно заменить два пробела одним. Однако если их больше, либо их количество между разными словами отличается, применять описанный способ будет не очень удобно. Еще одни минус ее заключается в том, что автоматическая замена не позволяет удалить пробелы в конце. Однако эту задачу можно решить альтернативным способом.

Замена пробела в числах

Одно из преимуществ автоматической замены символов заключается в том, что с помощью этого инструмента можно форматировать не только слова, но и числа. Иными словами, вы можете удалить все интервалы, которые делят число на разряды либо удалить пробел в конце ячейки в Excel. Чтобы очистить числа от пропущенных символов, выполняем замену пробелов на пустое место. В результате получаем слитные значения без разделителей.

Результат выполнения
Результат выполнения

При выполнении такой процедуры все числа сохраняются в общем формате, а не текстовом. Это означает, что они не только отображаются в ячейке, но и могут задействоваться при выполнении расчетов или использоваться в формуле Excel.

При работе с числовыми данными также можно убрать пробел в начале ячейки, в конце или между цифрами. Для этого достаточно использовать стандартный инструмент форматирования. Выделяем ячейки с числами и нажимаем правую кнопку мыши. В списке контекстного меню выбираем «Формат ячеек».

Вызываем формат ячеек
Вызываем формат ячеек

В списке форматов выбираем «Числовой». После этого убираем галочку возле строки «Разделитель групп разрядов».

Убираем разделитель разрядов
Убираем разделитель разрядов

В результате выполнения данной процедуры разделители из чисел будут удалены. Если же есть пробел в конце ячейки — он будет удален при изменении формата на числовой.

Результат форматирования
Результат форматирования

Рассмотрев вопрос, как убрать пробелы в ячейке Эксель, можно сделать вывод о том, что форматировать числовые значения нетрудно. В действительности, для этого достаточно воспользоваться одним из доступных инструментов для видоизменения содержимого ячеек.

Функция «ПОДСТАВИТЬ» для замены символов

Вместо инструмента автоматической замены можно использовать довольно удобную формулу. С ее помощью можно удалить пробелы в Excel или заменить их на любой другой разделитель. По сути, данный метод является аналогом инструмента «Заменить» с той лишь разницей, что оформляется он в качестве формулы непосредственно внутри ячеек.

Как и в случае с автозаменой, метод будет корректно работать тогда, когда число пробелов между словами известно заранее. Поэтому способ лучше всего подходит для очистки текста от двойных интервалов между словами. Также он подойдет, чтобы удалить ненужный пробел в начале ячейки:

  1. Выделяем ячейку для записи результата. Вводим через знак равенства формулу «ПОДСТАВИТЬ». В скобках в качестве первого аргумента указываем ссылку на ячейку, в которой содержится исходный текст.

    Вводим формулу подставить
    Вводим формулу подставить
  2. Следующий аргумент в данной формуле — это фрагмент текста, который подлежит замене. В нашем случае это двойной пробел. После этого указываем новый текст — одинарный пробел, на который будут заменены двойные. Оба значения указываем в кавычках через точку с запятой. Иначе синтаксис формулы будет неправильным и она не сработает корректно. Последний аргумент — номер вхождения. Его не указываем, так как нужно убрать все лишние пробелы, а не только один конкретный.

    Записываем аргументы
    Записываем аргументы
  3. Нажимаем Enter, после чего текст в ячейке будет с одинарными пробелами.

    Результат выполнения
    Результат выполнения

Способ подходит для форматирования значений в общем или текстовом формате. Для работы с числовым типом данных этот метод не используется, так как числа не могут обрабатываться тем же образом, что и строки. Способ не самый удобный и во многом уступает формуле СЖПРОБЕЛЫ. Однако в определенных случаях он может стать хорошей альтернативой, если по каким-либо причинам обычное сжатие разделительных знаков не допускается.

Подводим итоги

Лишние пробелы в тексте и в числах — довольно распространенная проблема, с которой сталкиваются пользователи при создании и обработке таблиц. Отсюда возникает закономерный вопрос, как в Excel быстро убрать лишние интервальные знаки. Проще всего удалить пробелы при помощи формулы СЖПРОБЕЛЫ или выполнить автоматическую замену символов. В качестве альтернативных способов решения поставленной задачи можно рассматривать настройку формата и применение формулы ПОДСТАВИТЬ для замены разделительных знаков.

Видео по теме

Adblock
detector