Как сделать автофильтр в Excel
Содержание
При работе с таблицами нередко возникает необходимость сделать выборку данных. Для этого в Microsoft Excel предусмотрен инструмент фильтрации. С его помощью можно отсортировать значение в ячейках по определенным параметрам. В данном материале рассмотрим, как сделать автофильтр в Excel и добавить в него свои условия, критерии.
Включаем фильтрацию в Excel
Запустить сортировку данных можно двумя способами. Результат выполнения будет одинаковым независимо от того, какой метод выбран. В качестве примера дана таблица с отчетными сведениями. Рассмотрим, как открыть фильтр двумя способами:
- Через Панель инструментов. Открываем таблицу и переходим во вкладку «Главная». При запуске документа она открывается по умолчанию. Далее в Панели инструментов находим «Сортировка и фильтр» и нажимаем на стрелку справа внизу. В выпадающем окне затем жмем «Фильтр».
- Через вкладку «Данные». Второй вариант такой же простой, как и первый. Открываем таблицу, затем переходим во вкладку «Данные». В Панели инструментов находим окно с надписью «Фильтр» и нажимаем на него.
В результате таких действий автофильтр в редакторе Excel будет включен. Убедиться в этом довольно легко — напротив названия каждого столбца появится стрелка. Далее можно включить отображение таблицы с отфильтрованными значениями. Для примера, рассмотрим данные о продажах только для магазина под номером «1». Нажимаем стрелку в первом столбце и выбираем нужный пункт для отображения.
В результате этого в таблице будут отображены только позиции, соответствующие нашему запросу. В данном конкретном примере будут показаны данные о продажах только для «Магазин 1».
Похожим образом можно сделать сортировку и по другим критериям, например, по категории товара. В таблице, которая приведена в качестве примера, таких категорий несколько. Поэтому можно применить фильтр ко всему списку и получить только те данные, которые соответствуют запросу. Для примера, отсортируем позиции для категории «Овощи».
Как только выполним данную команду, в открывшемся списке увидим только те позиции, чья категория соответствует заданному значению.
Набор пользовательских фильтров позволяет делать сортировку и по нескольким критериям одновременно. Такое применение данного инструмента существенно упрощает работу с таблицами, содержащими большое количество строк и столбцов.
Вариант сортировки в стандартном фильтре
При активации фильтров можно установить несколько способов сортировки по умолчанию. Это удобно, если нужно отформатировать таблицу по определенным параметрам и получить упорядоченную версию. По умолчанию в Эксель используется 2 основных вида сортировки: текстовая и числовая. Эти типы данных в редакторе являются наиболее распространенными.
Текстовые ячейки в таблице можно отсортировать по алфавиту. Для нашей таблицы можно сделать так, чтобы отображалась прямая очередность торговых точек, описанных в столбце А.
В результате таблица будет отсортирована таким образом, чтобы отображались данные по продажам для магазинов в их прямом порядке. Это только один из вариантов, как можно использовать автофильтр для поиска нужных данных.
Похожим образом можно сделать сортировку с использованием числовых фильтров. К примеру, в верхней части таблицы нужно показать наименования с самой высокой ценой за 1 кг. Для этого применяем числовую сортировку по убыванию.
В результате самые дорогие товары окажутся вверху таблицы, а самые дешевые — внизу. При работе с любыми числами данный вариант сортировки будет полезным и удобным.
Применение расширенного фильтра
Кроме автоматических вариантов сортировки, можно добавлять и собственные условия. Такой способ называется пользовательским или расширенным. Суть его заключается в том, что автор или редактор документа может самостоятельно создавать критерии для выборки значений в таблице.
Способов, как создать пользовательский автофильтр в Excel, довольно много. В данном вопросе все зависит от конкретной задачи и содержания таблицы. Проще всего разобраться, как пользоваться расширенной фильтрацией, на конкретном примере.
Задача состоит в том, чтобы получить выборку данных, соответствующих двум требованиям. Необходимо отобразить в таблице все товары, чья стоимость выше 100 рублей, и которые относятся к категории «Фрукты». Это простой пример, который позволит понять принцип действия расширенного фильтра. Действуем следующим образом:
- Прежде всего нужно включить фильтр, если он до этого не был активен. Для этого переходим во вкладку «Данные» или запускаем через Панель инструментов в разделе «Главная».
- Далее поочередно задаем условия для фильтрации. Сначала отсортируем товары по цене. Оставим только те, которые соответствуют требованиям. Это значит, что нужно отобразить только те позиции, цена которых выше 100. Для этого открываем стрелку возле позиции «Цена за 1 кг», выбираем пункт «Числовые фильтры». Далее в открывшемся контекстном меню находим пункт «Больше или равно», который находится справа от пункта «Числовые фильтры».
- В окне параметров устанавливаем нужно значение — 100. После этого нажимаем .
- В результате этого в таблице будут отображены только те позиции, цена которых соответствует заявленным требованиям.
- Остается отсортировать товары по категории. По условиям задачи, нам необходимо оставить группу «Фрукты». Делаем это при помощи пользовательского фильтра. В результате чего в таблице можно будет найти все позиции, удовлетворяющие заявленным требованиям.
В Экселе можно добавлять большое количество пользовательских фильтров на свое усмотрение. В данном примере рассмотрены только основные варианты применения данного инструмента, однако на практике его функциональные возможности практически не ограничены.
Отметим, что данные, которые были отфильтрованы, никуда не удаляются и не исчезают. Они находятся в скрытом состоянии, но при отключении фильтра их можно вернуть обратно. Для этого используйте кнопку в Панели инструментов, либо во вкладке «Данные».
Подводим итоги
В Экселе предусмотрена возможность сделать выборку данных, используя встроенный автофильтр. С его помощью можно отсортировать группы ячеек или всю таблицу по определенным критериям. По умолчанию пользователям предлагается несколько стандартных вариантов сортировки. Однако также можно использовать расширенный фильтр с многочисленными условиями и критериями, позволяющим существенно упростить работу с объемными таблицами.
Загрузка...
