Всё об операционных системах — подробное руководство для пользователей операционных систем

Особенности форматирования таблицы в Excel

Начинающие пользователи MS Excel довольно часто сталкиваются с различными трудностями при оформлении таблиц в этом редакторе. Заполнить ячейки данными несложно, однако не всегда удается сделать документ аккуратным и понятным для восприятия. В программе предусмотрен целый ряд инструментов, с помощью которых можно менять внешний вид ячеек, не затрагивая их содержимое. В данном материале мы рассмотрим, как можно отформатировать таблицу в Excel, применяя автоматические стили или вручную, используя встроенные инструменты софта.

Автоматическое форматирование

Под форматированием понимается процедура, направленная на изменение внешнего вида таблицы, а также визуального отображения данных, которые в ней имеются. При этом сами значения и величины никак не затрагиваются. Форматирование охватывает большой набор параметров, в том числе:

  • размер ячеек;
  • поля и границы;
  • ориентация текста внутри ячеек;
  • формат данных;
  • параметры шрифта, размер, цвет, начертание;
  • заливка, выделение цветом.

Это только основные параметры таблицы, которые охватывает процесс форматирования. На практике, чтобы упростить оформление документов в Эксель предусмотрены встроенные стили. Рассмотрим, как они работают на примере:

  1. Создаем таблицу с некоторым набором данных. В нашем случае это информация о продажах товаров. Как видно, таблица не подвергалась оформлению и рассмотреть в ней что-либо довольно трудно.

    Неотформатированная таблица
    Неотформатированная таблица
  2. Используя мышку, выделяем все ячейки данной таблицы. Также это можно сделать при помощи комбинации Ctrl+A.

    Выделяем таблицу
    Выделяем таблицу
  3. Переходим во вкладку «Главная». В Панели инструментов находим команду «Форматировать как таблицу». При нажатии на эту команду на экране отобразится окно с различными стилями для оформления. Выбираем и применяем наиболее подходящий вариант.

    Выбираем стиль таблицы
    Выбираем стиль таблицы
  4. После выбора стиля на экране появится маленькое окно. Программа попросит указать пользователя расположение данных таблицы. Это было уже сделано ранее во время выделения диапазона. При необходимости, его можно изменить, дополнив новыми ячейками, даже если они еще не заполнены. Если столбцы имеют названия, ставим отметку возле строчки «Таблица с заголовками». После этого жмем OK.

    Подтверждаем форматирование
    Подтверждаем форматирование

В результате этого получаем отформатированную таблицу. Если потребуется, стиль отображения можно изменить или дополнить, используя встроенные инструменты, о которых пойдет речь далее.

Готовая таблица
Готовая таблица

Рассмотрев автоматическое форматирование таблиц в Excel, необходимо обратить внимание на один важный нюанс. Автоматические стили не всегда работают корректно в том случае, если таблица была добавлена путем копирования из другого файла.

Чтобы исключить вероятность ошибок, предварительно нужно очистить форматы, которые были применены к документу ранее. Для этого выделяем таблицу, затем следуем во вкладку «Главная», а потом в поле «Редактирование» находим значок в виде ластика. Жмем стрелку рядом с ним и в выпадающем окне выбираем команду «Очистить форматы».

Очищаем форматы
Очищаем форматы

Как изменить внешний вид таблица вручную

Совсем необязательно использовать автоматическое форматирование для таблиц. Оформление можно выполнить по мере заполнения документа данными. В этом легко убедиться на простом примере, который будет рассмотрен далее.

Условно процесс форматирования можно разделить на несколько стадий. В первую очередь необходимо настроить размеры ячеек, чтобы их содержимое отображалось корректно. Далее следует настроить границы таблицы, чтобы сделать ее более понятной и визуально правильной. После этого выполняют стилизацию данных внутри ячеек. Обычно это делают на завершающем этапе, когда документ уже заполнен. Рассмотрим, как выполняется форматирование таблицы без использования автоматических стилей более подробно ниже.

Меняем размеры ячеек

Иногда заполнять таблицу очень неудобно из-за того, что длина значения превышает размер самой ячейки. Поэтому вначале рекомендуется настраивать размеры клеток так, чтобы заполнять документ было проще. Это можно сделать двумя способами:

  • Вручную. Расширить размеры строк и столбцов можно при помощи инструмента в навигационной панели. Для этого выделяем ячейку и наводим курсор на границу между столбцами (или строками). Вместо курсора отобразится значок в виде вертикальной линии с двумя горизонтальными стрелками, направленными в разные стороны. При его появлении зажимаем левую кнопку мыши и меняем ширину или высоту ячеек.

    Меняем размер ячеек вручную
    Меняем размер ячеек вручную
  • Автоподбор. Альтернативный способ — подбор ширины с учетом размера текста внутри ячеек. Открываем вкладку «Главная», потом находим инструмент «Формат». В выпадающем списке выбираем команду «Автоподбор ширины столбца» и «Автоподбор высоты строки». В результате этого оптимальные размеры будут определены автоматически самой программой.

    Автоподбор ширины и высоты
    Автоподбор ширины и высоты

Через инструмент «Формат» также можно задать ширину и высоту ячейки в пикселях. Этот способ удобен в том случае, если есть строгие требования к размерам документа.

Настраиваем границы и выравниваем содержимое

Чтобы таблица выглядела внешне более привлекательно, необходимо добавить визуальные границы ячеек. В Excel предусмотрено множество вариантов отображения внешних рамок. Можно выбрать любой подходящий вариант на свое усмотрение, а также в зависимости от того, какие данные содержит документ.

Для изменения стиля границ предусмотрен соответствующий инструмент во вкладке «Главная».

Оформление границ через вкладку главная
Оформление границ через вкладку главная

Также аналогичную настройку можно выполнить иным способом. Выделяем таблицу, а затем нажимаем ПКМ. В списке опционного меню выбираем «Формат ячеек».

Нажимаем формат ячеек
Нажимаем формат ячеек

Здесь можно выбрать тип линий для оформления границ, изменить их цвет и начертание. Задав требуемые параметры нажимаем OK.

Настраиваем границы
Настраиваем границы

Чтобы упростить восприятие информации из таблицы, можно изменить положение текста внутри ячейки. Для этого используем инструменты в поле «Выравнивание». На выбор доступно 3 варианта: левосторонняя, правосторонняя ориентация и размещение по центру.

Меняем положение текста
Меняем положение текста

Форматируем данные

Очень важно, чтобы к содержимому ячеек применялся правильный формат. В данном вопросе все зависит от того, какую информацию содержит таблица. В нашем примере это текст и числа. Поэтому необходимо настроить формат ячеек соответствующим образом. По умолчанию в Excel установлен формат «Общий». Он вполне подходит для текстовых и числовых данных. Однако если в дальнейшем планируется выполнение расчетов с использованием формул, формат все же лучше изменить.

Для этого используем инструмент во вкладке «Главная». Выделяем столбец, содержащий числа. Нажимаем стрелку возле надписи «Общий» и меняем формат на «Числовой».

Меняем формат ячеек
Меняем формат ячеек

Аналогичным образом меняются форматы и для других типов данных, например, для дат, времени, денежных единиц, процентных величин, дробных чисел. Расширенные параметры форматирования доступны в разделе «Формат ячеек», который вызывается через контекстное меню.

Параметры формата
Параметры формата

Оформляем текст и заливку

На завершающем этапе форматирования оформляем содержимое ячеек. Прежде всего целесообразно выполнить выделение заголовков. Это необязательный шаг, однако он поможет упростить восприятие информации и улучшит внешний вид таблицы в целом. Заголовки можно выделить жирным шрифтом и изменить размер шрифта.

Для этого выделяем строку, содержащую заголовки. В нашем случае это первая строка. Меняем размер и начертание текста через инструменты в поле «Шрифт» во вкладке «Главная».

Меняем размер и начертание
Меняем размер и начертание

Можно поменять и сам шрифт. В софте доступен весь список шрифтов, используемый в продуктах Microsoft Office. Также можно поменять цвет шрифта, применить курсив или выбрать подчеркивание текста.

Для выделения ячеек используется заливка. Данные инструмент также находится в поле «Шрифт» во вкладке «Главная». Для заголовков обычно используют более темную заливку, а для общей части таблицы — светлую.

Применяем заливку
Применяем заливку

При помощи инструмента «Условное форматирование» можно сделать чередующуюся заливку, как и при использовании автоматических стилей. Для этого открываем вкладку «Главная» и нажимаем команду «Условное форматирование». В выпадающем окне затем нажимаем «Создать правило».

Нажимаем создать правило
Нажимаем создать правило

Далее выбираем пункт «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Ниже в поле прописываем формулу =ОСТАТ(СТРОКА();2)=0. После этого нажимаем кнопку Формат в нижней части окна.

Прописываем формулу
Прописываем формулу

После этого переходим во вкладку «Заливка». Выбираем цвет, который будет использован для выделения чередующихся строк. После этого нажимаем и подтверждаем применение созданного правила.

Выбираем цвет заливки
Выбираем цвет заливки

В результате получаем отформатированную таблицу с данными. При необходимости параметры можно изменять по мере заполнения документа.

Результат выполнения
Результат выполнения

Заключение

Как форматировать в Excel таблицу — актуальная проблема для большинства начинающих пользователей, которые работают в Excel не так давно. В программе предусмотрен большой набор стилей, которые можно применять к документу. Также можно настраивать формат ячеек и содержимого таблицы вручную. Для этого в Excel есть множество различных инструментов, доступных через панель во вкладке «Главная» и в контекстном меню программы.

Видео по теме

Adblock
detector