Как сделать сквозные строки в Excel разными способами
Содержание
В Excel также, как и в других программах из пакета Microsoft Office, предусмотрена возможность печати документов. При работе с листами может возникнуть необходимость дублирования подзаголовков или шапки таблицы. Их можно ввести вручную, однако это займет много времени и может повлиять на структуру документа, отображение нумерации элементов. Решить проблему помогут сквозные строки в Excel. Особенности применения этого инструмента рассмотрим в данном материале.
Что такое сквозная строка
В первую очередь определим, что представляют собой сквозные строки. Это поможет понять, в каких случаях целесообразно использовать эту функцию и где она будет полезна.
Сквозная строка — это одна или несколько ячеек, которые отображаются на каждом листе при печати. Рассмотрим эту функцию подробно на конкретном примере. В таблице есть небольшое количество столбцов, а вот строчных записей в ней очень много. Это довольно распространенная ситуация, с которой нередко сталкиваются пользователи при работе в Excel.
При необходимости напечатать такой документ, могут возникнуть определенные трудности. Встроенный функционал Excel позволяет масштабировать лист, прежде чем напечатать его. К примеру, можно вместить всю таблицу на одной странице. Однако если столбцов и строчных ячеек в ней достаточно много, в печатном виде такой документ будет нечитаемым.
Решить эту проблему можно путем деления документа и печати его на нескольких листах. Для этого сохраняем готовый документ, а затем переходим во вкладку «Файл». Здесь далее нажимаем команду «Печать». В параметрах страницы выбираем вариант «Вписать все столбцы на одну страницу».
В результате таблица форматируется таким образом, что все столбики при печати вмещаются на одном листе, а строковые ячейки переносятся на следующую страницу. При этом может возникнуть трудность, которая заключается в том, что строка, содержащая подзаголовки, остается только на первом листе — в шапке таблице. В этом случае их нужно продублировать. Именно для этого используют сквозную строку. Способ применения этой функции рассмотрим далее.
Как сделать сквозную строку
Для применения данного инструмента не потребуются какие-либо специфические манипуляции с документом. Рассмотрим далее, как можно сделать сквозные строки в Эксель и сохранить шапку на всех страницах в итоговом документе:
- Сохраняем готовый документ. После этого в панели инструментов вверху нажимаем «Разметка страницы». Затем в появившемся поле выбираем «Печатать заголовки».
- Далее на экране появится окно «Параметры страницы». Кликните мышью в поле напротив строки «Сквозные строки». После этого в самой таблице нажмите на строчку, которую хотите продублировать на всех листах печатного документа. Отметим, что можно выделять и дублировать несколько строк. К тому же доступны и сквозные столбцы, если таблица ориентирована иным способом. В этом случае функция работает аналогичным образом.
Необходимо отметить, что некоторые пользователи Excel сталкиваются с проблемой, которая связана с тем, что инструменты в разделе «Разметка страницы» не активны.
Это происходит из-за того, что пользователь находится в режиме редактирования содержимого ячейки. Необходимо выйти из этого режима, переместив курсор на другую ячейку или нажав кнопку . Тогда инструменты снова станут активными.
К слову, есть еще один альтернативный способ настройки сквозных строк. Это можно сделать непосредственно перед отправкой документа на принтер:
- Сначала открываем раздел «Файл», а потом выбираем вкладку «Печать». Затем в нижней части окна находим пункт «Параметры страницы».
- На экране отобразится окно параметров. Здесь переходим во вкладку «Лист», которая находится справа. Затем задаем адрес строки, которую нужно сделать сквозной и нажимаем .
Здесь можно также перепроверить другие параметры документа, что очень удобно. При необходимости тут же можно внести изменения, изменить разметку или задать другие настройки для будущей печатной версии таблицы. После того как строка прописана в качестве сквозной, можно перейти к печати документа. Если все сделано правильно, она будет закреплена на каждом листе документа.
Проверка сквозных строк при печати документа
Выяснив выше, как сделать сквозную строку, можно приступить к проверке данного функционала. Для этого переходим в раздел «Файл» и открываем вкладку «Печать». В окне предварительного просмотра можно ознакомиться с итоговым видом нашего документа. Он разделен на 3 листа, о чем свидетельствует пагинация внизу страницы программы.
При переходе на 2 или на 3 лист документа мы увидим, что строка с заголовками столбцов дублируется. Это означает, что ее удалось закрепить, и она не исчезнет в печатной версии таблицы на последующих страницах. Важно отметить, что функция может применяться к любой строке в документе, а не только к первой. При необходимости можно выделить несколько строчек, которые будут дублироваться на той же позиции. Такой инструмент довольно удобен при заполнении листов с большими объемами повторяющихся данных.
Непосредственно перед выводом на печать необходимо убедиться в том, что при использовании автоматических средств форматирования ячейки удобно читать итоговый документ. Иногда при размещении объемных таблиц могут появляться неуместные переносы текста, смещения и другие изменения, из-за которых документ плохо выглядит и читается. Поэтому после того, как закрепление строки выполнено, используем инструмент для предварительного просмотра документа.
Подводим итоги
Сквозные строки в Excel — один из параметров разметки, который позволяет закрепить ячейки и перенести их на новый лист при печати многостраничного документа. Данная функция применяется, в основном, при переносе заголовков в таблицах с большим количеством элементов. Также она может использоваться при переносе повторяющихся ячеек, если это требуется при оформлении итогового печатного документа. Использование сквозных строк позволяет дублировать ячейки, не нарушая структуру самого документа. Поэтому такой способ намного удобнее, чем копирование содержимого ячеек для каждого нового листа.
Загрузка...