Как сделать и вести табель учета рабочего времени в Excel
Содержание
В соответствии с Трудовым Кодексом РФ, руководство любого предприятия обязано вести учет рабочего времени сотрудников. Для этих целей используют унифицированную форму — Т-12 или Т-13. Также можно разработать собственный бланк при условии, что он будет оформлен в соответствии с требованиями. В данном материале рассмотрим, как сделать табель учета рабочего времени в редакторе Excel автоматически с использованием стандартных инструментов.
Какие данные должны отображаться в табеле
Чтобы получить подробное представление о внешнем виде табеля учета рабочего времени, можно открыть форму Т-12 или Т-13. Эти образцы табелей учета рабочего времени утверждены Росстатом и используются, преимущественно, в бюджетных организациях, государственных органах и службах.
Предприятия и организации частного сектора имеют право разработать и вести простой табель. Проще всего реализовать данную задачу при помощи инструментов Excel. По своей сути табель — это таблица, в которой предусмотрен обязательный набор данных.
Разрабатывая табель учета рабочего времени в Excel можно столкнуться с трудностями, связанными с автоматизацией функций, например, изменением и подстановкой дат в полях. Обычно подобные задачи решают при помощи макросов. В нашем случае рассмотрим пример табеля, в котором применяются только стандартные формулы.
Создаем простой табель без макросов
Если необходим простой, понятный документ, которым можно пользоваться для подсчета рабочих часов и дней, обязательно обратите внимание на данный пример. Из следующей инструкции вы узнаете, как создать простой, но эффективный табель учета, который, при необходимости, всегда можно дополнить.
Создаем макет табеля
В первую очередь необходимо сделать заготовку для нашего табеля. В нее мы позже добавим формулы, которые помогут автоматизировать некоторые из функций. Отметим, что представленный способ оформления — это только пример, на который вы можете опираться при создании собственного бланка табеля. Для создания макета:
- В первую очередь вверху таблицы проставляем ячейки «Месяц» и «Год». В дальнейшем они потребуются для работы с датами.
вставляем блок с датой - Создаем блок с информацией о сотрудниках. Для этого делаем столбцы: «Порядковый номер», «ФИО», «Должность», «Ставка» - это обязательные поля. Чтобы наш пример был более понятным, мы сразу же добавим несколько условных сотрудников в наш бланк.
Создаем блок с данными о сотрудниках - Добавляем ячейки, в которых будут указываться количество отработанных часов. Их количество соответствует числу дней в учетном месяце. Затем добавляем еще 4 столбца: «Итого», «Отпуск», «Больничный», «Рабочие дни». Эти поля также являются обязательными. Желательно поменять ориентацию текста для удобства отображения.
Добавляем блок для учета дней и часов
Порядковые цифры в табеле нужны только для удобства восприятия. В дальнейшем вместо них будут отображаться дни месяца, что значительно удобнее. При необходимости в бланк можно добавить и другие блоки, например, информацию о предприятии. В остальном макет готов для дальнейшего использования.
Добавляем счетчик и дополнительные инструменты
Для дальнейшей работы с часами в табеле потребуется Панель разработчика. Чтобы включить ее, переходим во вкладку «Файл» и выбираем пункт «Параметры».
В меню слева нажимаем «Настроить ленту». В следующем окне ставим галочку напротив пункта «Разработчик».
Далее вставим счетчик, который поможет посчитать количество часов для каждого из сотрудников помесячно:
- Во вкладке «Разработчик» нажимаем «Вставка». Потом выбираем «Счетчик» и размещаем его в ячейку «Месяц» и «Год».
Вставляем счетчик - Нажимаем правой кнопкой мыши на счетчик в ячейке «Месяц» и выбираем пункт «Формат объекта». Указываем текущее значение — в нашем случае это 7. Минимальное значение — 1, а максимальное — 12 (по количеству месяцев в году). В поле «Связь с ячейкой» указываем адрес клетки, в которой находится значение. В нашем случае это С2.
Настраиваем счетчик месяцев - Аналогичным образом настраиваем счетчик в ячейке «Год». В поле «Текущее значение» указываем настоящий год — 2023. В «Минимальное значение» прописываем «2000», а в максимальное «2050». Проставляем связь с ячейкой D.
Настраиваем счетчик лет - Далее в ячейке Е6 потребуется формула, которая будет определять текущую дату. Используем формулу =СТОЛБЕЦ()-СТОЛБЕЦ($D$6). В качестве значения будет добавляться номер от 1 до 31 — это день нашего календаря. Далее при помощи оператора «&» добавляем точку в качестве разделителя, ссылки на номер месяца и года.
Прописываем формулу для определения даты
Применяем формулу к остальным ячейкам и меняем ориентацию текста. В результате этого в ячейках будет отображаться дата, которую можно менять через счетчик вверху табеля. Для удобства восприятия добавляем заливку.
Единственный недостаток применения данной формулы заключается в том, что при ее использовании не считаются выходные или праздничные дни. Однако в Excel табель учета рабочего времени поможет с легкостью считать часы, используя стандартные математические операторы.
К примеру, после заполнения можно рассчитать число человекочасов, используя математическую функцию СУММ. Если вставить данную функцию, значение в ячейках будут меняться автоматически по мере заполнения.
Также в таблицу для упрощения восприятия можно добавить условное форматирование. К примеру, можно сделать выделение по дням, чтобы упростить учёт рабочего времени. Выделяем диапазон, где требуется подсчитать часы, и затем нажимаем «Условное форматирование». Далее жмем «Правила выделения ячеек», а потом в следующем окне выбираем «Равно».
Вводим условное значение «В» для выходных дней и указываем заливку цветом на свое усмотрение. После этого выходные в документе станут выделены специальным цветом.
Аналогичным образом выделяются больничные дни в табеле, если таковые в нем имеются.
Итоговые подсчеты выполняются при помощи формулы СЧЁТЕСЛИ. Они применяются к столбцам «Итого», «Больничный» и «Рабочие дни».
Заключение
Пользуясь стандартными формулами, подготовить в Excel табель рабочего времени довольно несложно. Его можно автоматизировать, сделав счетчик дат. Также используя формулы, можно быстро осуществить расчет рабочих часов и дней с учетом больничных и выходных.
Загрузка...
