Как вести семейный бюджет в таблице Excel
Содержание
Учет расходов и доходов — один из основополагающих принципов финансовой грамотности. Очень важно знать, куда тратятся семейные финансы, так как это позволит планировать бюджет более эффективно и сократить ненужные расходы, чтобы сделать важные приобретения, поездки или потратить сэкономленные средства на другие цели. Для учёта финансов могут использоваться различные программы и онлайн-приложения. Один из оптимальных вариантов — таблица для ведения семейного бюджета, созданная в Экселе.
Создаем таблицу для учета доходов и расходов: пошаговая инструкция
Программа MS Excel идеально подходит для каждого, кто хочет вести учет личных или семейных финансов. Этот программный продукт позволяет совершать любые математические операции, используя числовые значения, введенные пользователем.
Если вы стремитесь грамотно спланировать семейный бюджет, такая таблица непременно поможет вам в этом вопросе. Оформить электронный документ для учета расходов нетрудно и реализовать данную задачу смогут даже те, кто в незначительной мере знаком с функциональными возможностями программы. Вашему вниманию ниже представлен пример построение простой, но очень полезной учетной таблицы с минимальным количеством формул.
Этап 1: Формируем отчет по месяцам
В первую очередь оформим основную страницу учетного документа. В нем будут указываться суммарные затраты за каждый месяц и в целом по году. Целесообразно подсчитывать все доходы и расходы на одном листе. Это позволит быстро определить разницу между прибылью и затратами, а также сравнивать размер ежемесячных трат на разные категории. Приступаем к оформлению отчетной таблицы:
- Создаем новый документ в MS Excel. Выделяем первую ячейку (А1) и вводим заголовок столбца — «Статья расходов». Все затраты в нашей таблице будут делиться на 2 группы — регулярные и незапланированные. Между заголовками оставляем пустые строки, так как в них будут записываться категории расходов.
Вводим заголовки первого столбца - Так как первый лист таблицы является своеобразным годовым отчетом, необходимо добавить в него названия месяцев. В ячейку В1 вводим заголовок «Месяц». Далее выделяем ячейки В1–М1 и во вкладке «Главная» нажимаем «Объединить и поместить в центре».
Добавляем и объединяем заголовок месяц - В следующей строке под заголовком «Месяц» нужно прописать названия месяцев — каждый в своей ячейке. Можно прописать их вручную или использовать маркер автозаполнения.
Добавляем названия месяцев - Под каждой группой расходов вписываем заголовок строки — «Итого потрачено». В ячейках напротив будет отображаться сумма затрат за каждый месяц.
Добавляем заголовок итого - Ниже в отчет добавляем заголовок «Доходы». Здесь будут вписаны денежные поступления. Также можно добавить строку «Остаток». В ней будет подсчитываться разница между ежемесячными доходами и затратами.
Добавляем блок доходов - Основная часть главного листа готова. Теперь следует ее оформить, чтобы она выглядела аккуратно. В первую очередь добавим поля ячеек. Для этого выделяем диапазон, который будет заполнен и во вкладке «Главная» жмем кнопку «Границы». В выпадающем списке выбираем «Все границы». Блоки доходов и расходов также можно отделить, используя толстые внешние границы. Это делать необязательно, потому каждый пользователь решает сам, какой вариант его больше всего устроит.
Добавляем границы - Чтобы информацию на листе было удобно читать, нужно разместить заголовки в середине ячеек и выделить их жирным шрифтом. Для этого используйте инструменты на панели «Главная». То же самое можно сделать и с названиями месяцев. Также при необходимости можно изменить ширину столбцов.
Оформляем заголовки и меняем ширину ячеек - Далее оформим таблицу с помощью цветной заливки. Так она будет визуально восприниматься гораздо лучше. Выделяем блоки доходов и расходов разными цветами, например, красным и зеленым. Ячейки, которые содержат названия месяцев, также можно выделить заливкой.
Выделяем цветом
Основная часть базовой страницы документа для учета семейных финансов завершена. Как видно, она представляет собой довольно простую таблицу, которая создана без каких-либо сложных инструментов и функций.
Этап 2: Описываем статьи расходов и доходов
Следующий шаг, который предстоит реализовать — заполнить основные статьи расходов. Их содержание и количество, естественно, могут варьироваться. В нашем случае только приведен пример, который позволит определить, как правильно описывать затраты и прибыль.
В начале добавим несколько статей регулярных расходов. К таковым мы отнесем следующие категории затрат:
- оплата ЖКХ услуг;
- покупка продуктов;
- приобретение хозяйственных товаров;
- бензин и обслуживание авто;
- связь, интернет;
- посещение секций;
- развлечения.
Еще раз отметим, что данный перечень статей расходов приведен только в качестве примера. На самом деле, список затрат может быть любым и значительно шире. Наша задача состоит в том, чтобы познакомиться с функционалом MS Excel и разобраться с базовыми принципами построения таблицы, с помощью которой осуществляется учет доходов и расходов.
Аналогичным образом добавляем в таблицу источники доходов. В нашем случае источниками являются зарплаты двух членов семьи.
Как и в случае с расходами, поступления финансов можно расписать более детально. В том случае, если кроме заработной платы есть иные источники прибыли, их также можно указать в таблице. Количество добавленных доходов может быть любым, оно ничем не ограничивается.
Блок с внеплановыми расходами также можно заполнить заранее. Если же в ближайшее время подобные затраты не предвидятся, данный шаг можно сделать позднее. В нашей таблице мы заранее добавим несколько возможных статей таких расходов.
Главная страница учетной таблицы после этого считается готовой. Однако она не будет работать при заполнении. Для этих целей надо будет создать вспомогательный блок, в котором будет реализован подсчет ежедневных затрат.
Этап 3: Формируем таблицу для учета ежедневных затрат
Лист с повседневными затратами формируется по тому же принципу, что и учетная таблица с ежемесячными расходами. Разница заключается только в том, что траты по каждой статье будут вписываться ежедневно. За счет этого мы сможем использовать функции для автоматического суммирования, чтобы не вводить расходы по категориям вручную.
Создаем таблицу следующим образом:
- В верхней левой ячейке вводим знакомый заголовок «Статьи расходов». Ниже прописываем категории «Регулярные» и «Незапланированные». Статьи расходов копируем из первого листа, чтобы не вписывать их вручную. Строчку «Итого потрачено» также переносим на новый лист.
Копируем статьи расходов на новый лист - В первой ячейке столбца «В» вписываем название месяца, в котором автоматически подсчитываются расходы и доходы. К примеру, укажем первый месяц года — январь. В ячейке строчкой ниже вписываем цифру 1, а в клетке справа — цифру 2. Далее выделяем эти две ячейки и протягиваем вправо, чтобы получить нумерацию до 31. Это будет количество дней в данном месяце.
Добавляем нумерацию дней месяца - Справа от нумерации дней добавляем еще один заголовок столбца — «Итого». В нем будут считаться суммарные месячные траты по каждой категории.
Добавляем столбец итого - Чтобы таблица, в которой предстоит вести бюджет семьи, выглядела аккуратно, поработаем с границами ячеек. Также сделаем выделение текста и добавим заливку, чтобы улучшить визуальное представление информации.
Оформляем таблицу
Как уже было сказано ранее, данная таблица будет использоваться для ведения ежедневного семейного бюджета в Excel. В этом листе необходимо вписывать все текущие затраты, которые в дальнейшем будут отображены в итоговой сумме расходов за месяц. В году 12 месяцев, а потому данную таблицу можно скопировать на новый лист или поместить ее на текущем листе ниже требуемое количество раз. Всего таких копий должно быть, соответственно, 12.
Этап 4: Настраиваем взаимодействие листов
На следующей стадии разработки таблицы необходимо правильно проставить формулы. Для этих целей будет задействовать единственная математическая операция — сложение. Далее рассмотрим, где нужно применить функцию сложения, чтобы настроить автоматическое заполнение ячеек:
- В первую очередь, настроим суммирование расходуемых финансов по категориям. Для этого в первой ячейке столбца «Итоги» вводим формулу СУММ. В качестве аргументов в скобках указываем ссылку на диапазон суммирования — это дни текущего месяца.
Добавляем формулу СУММ в столбец итоги - Так как в ячейках, в которых должны указываться расходы, еще ничего не заполнено, в клетке с формулой будет отображаться ноль. Теперь нужно применить формулу к остальным статьям затрат. Для этого выделяем ячейку с формулой СУММ, потом наводим курсор на нижнюю правую часть клетки, а затем зажимаем левую кнопку мыши и протягиваем маркер вниз. Таким образом формула автоматически подставляется во все другие ячейки столбца «Итоги». Аналогичную функцию используем для категории незапланированных расходов.
Применяем к остальному столбцу - Далее нужно добавить формулу, которая будет подсчитывать все затраты за 1 день. Для этого используется сдвоенная формула СУММ. Первая считает сумму расходов из категории «Регулярные», а вторая — из «Незапланированные».
Добавляем формулу для подсчета дневных расходов - Ячейку с этой формулой необходимо протянуть вправо до столбца «Итого». Таким образом мы будем подсчитывать текущие затраты на протяжении всего месяца. Обратите внимание, что при применении данной формулы появляется иконка, которая указывает на наличие ошибки. Открыв это окно можно увидеть, что программа сообщает нам о том, что функция не охватывает смежные ячейки. В нашем случае это не является ошибкой, так как при указании аргументов формулы не вписана строка под номером 10, которая содержит заголовок, а не числовые значения. Чтобы иконка исчезла, жмем кнопку «Пропустить ошибку».
Пропускаем ошибку - Далее нужно сделать так, чтобы информация о расходах, понесенных в течение месяца, отображалась на первом листе таблицы. Для этого открываем начальную страницу и напротив нужной категории делаем ссылку на ячейку из столбца «Итого», который расположен на втором листе.
Ставим ссылку на ячейку из второго листа - Далее протягиваем ссылку вниз, также как это делалось ранее с другими формулами. В строке «Итого потрачено» суммируем все регулярные расходы.
Применяем к остальным ячейкам - Аналогичную ссылку и формулу для суммирования итоговых затрат применяем в отношении категории «Незапланированные расходы».
Делаем ссылки и формулу для другой группы расходов - Чтобы грамотно вести бюджет на месяц, нужно учитывать не только планируемые затраты, но и доходы. Поэтому ниже добавляем формулу, которая будет суммировать прибыль членов семьи. В нашем случае это две заработные платы.
Суммируем доходы - В последней, нижней строчки определяем, сколько остается от доходов, после того как вычли все текущие расходы. Для этого от ячейки «Итого доходов» отнимаем итоговые расходы по двум категориям: «Регулярные» и «Незапланированные».
Рассчитываем остаток после всех расходов
Завершающий штрих — меняем способ отображения чисел в ячейках. Выделяем клетки, в которых будут записываться затраты и доходы, а потом меняем их формат на «Денежный».
При этом в некоторых ячейках может появиться символ #. Это не является ошибкой, ведь программа просто сигнализирует о том, что значение, записанное в клетке, не может быть отображено из-за того, что ширина ячейки слишком мала. Чтобы исправить такую ситуацию, выделяем столбцы, в которых присутствуют решетки, а затем увеличиваем их ширину.
Пример заполнения таблицы
После выполнения всех действий, описанных выше, таблицу можно считать готовой к использованию. Единственный нюанс, который нужно помнить — в нашем примере на втором листе содержится только таблица для одного месяца. На практике для работы с документом их будет 12 — отдельная таблица для каждого месяца в году. Нужное количество экземпляров можно добавить путем копирования, однако формулы, которые применяются для суммирования, а также ссылки на лицевом листе, нужно будет вводить повторно с учетом расположения каждой новой копии.
Теперь рассмотрим, как работает данная таблица. В нашем случае рассматриваем месяц январь. Для примера, предположим, что в первый же день текущего года была осуществлена покупка продуктов на некоторую сумму. Ее мы вводим напротив соответствующей категории. Итоговая сумма затрат за день, а также сумма расходов по статье «Покупка продуктов», автоматически обновляется в таблице.
То же самое произойдет, если добавить еще какие-либо расходы в этот же день. Для примера, внесем данные о затратах на заправку авто и развлечения. Значения в ячейках, которые подсчитывают итоги за день и месяц, автоматически обновятся с учетом добавленных данных.
Аналогичным образом таблицу заполняют ежедневно. Данные о суммарных расходах за день и месяц будут рассчитываться автоматически за счет формул, добавленных ранее.
В правой части листа будут отображаться данные о сумме расходов по избранным статьям. Они подсчитываются автоматически, так же как и суммарные затраты за день. Напоминаем, что наша таблица носит демонстрационный характер, потому на практике траты семьи могут затрагивать значительно большее число статей.
Перейдя на первый лист можно узнать, сколько потрачено за месяц, а также сопоставить размер затраченных средств с доходами при условии, что они были ранее добавлены в документ.
Таким образом, ввод числовых данных осуществляется на листе с учетом ежедневных расходов. В свою очередь, лицевой лист применяется только для получения информации о ежемесячных затратах, а также для внесения сведений о доходах, например, заработной плате.
Предложенная таблица в Эксель является одним из многочисленных вариантов разработки учетной документации для ведения семейного бюджета. Преимущество такого варианта заключается в его простоте. В таблицу не надо вводить сложные формулы, добавлять списки или перекрестные формулы. При необходимости ее можно использовать в качестве шаблона, добавив собственные статьи расходов в любом количестве.
Подводим итоги
Грамотное планирование семейного бюджета невозможно осуществить без постоянного контроля затрат и доходов. В решении этой задачи пользователям поможет программа MS Excel. С ее помощью можно создать простую, но довольно эффективную и полезную таблицу, которая будет использоваться для хранения данных о совершенных покупках и иных тратах. Таблица, где учитываются расходы и доходы, позволяет контролировать все ежедневные траты и поступления средств по разным категориям, суммируя их в единую отчетную систему. Она, в свою очередь, поможет правильно спланировать бюджет и сократить ненужные финансовые затраты.
Загрузка...
