Методы сортировки данных по дате в Excel
Содержание
В MS Excel предусмотрены инструменты для сортировки данных и структуризации таблиц. С их помощью можно выполнить фильтрацию по определенным значениям и параметрам. В данном материале рассмотрим, как выполняется сортировка по дате в программе Excel.
Оформление ячеек с датами
Сразу же отметим, что отсортировать данные по дате несложно. Однако для этого они должны быть правильно записаны в ячейку. При это речь идет именно о форматировании данных. Если формат ячейки задан неверно — правильно сортировать таблицу не получится.
В нашем примере столбец с данными еще не заполнен. Записать дату в ячейку можно разными способами. К примеру, существует длинный вариант записи, в котором название месяца прописывают полностью. В данном случае столбец будет выглядеть следующим образом.
При этом, чтобы сортировка по дате в Excel работала корректно, необходимо сменить формат данных. Для этого выделяем ячейку и меняем формат «Общий» на «Длинный формат даты».
В большинстве случаев при оформлении таблиц удобнее применять сокращенный формат даты. День, месяц и год записываются в виде чисел. При этом необходимо установить «Краткий формат» в настройках листа, чтобы сортировка работала корректно.
Можно выбрать способ записи на свое усмотрение. Однако установка формата является обязательным условием, так как иначе инструменты для сортировки в таблице Excel не будут работать корректно. Лучше всего выставлять необходимый способ записи еще на этапе заполнения документа. Благодаря этому вероятность ошибок, связанных с несоответствием форматов, будет сведена к минимуму.
Способ №1: применяем инструмент «Сортировка»
Мы определили, как правильно прописать дату в Эксель. Теперь же рассмотрим, как отсортировать таблицу, если столбец содержит данные с указанием дней, месяцев и года. Для этих целей удобнее всего пользоваться настраиваемой сортировкой. С помощью данного инструмента можно скорректировать таблицу таким образом, чтобы ячейки отображались в прямом либо обратном хронологическом порядке. На практике реализовать данную функцию можно следующим образом:
- Открываем таблицу, затем выделяем столбец, в которой содержатся даты. В нашем примере они не идут по порядку, поэтому нужно упорядочивать записи, чтобы они шли от старых к новым. Выделяем диапазон, а потом переходим во вкладку «Данные» и нажимаем «Сортировка».
- При нажатии на команду на экране появится окошко с запросом автоматического расширения диапазона. Оставляем отметку напротив строки «Автоматически расширить выделенный диапазон» и жмем «Сортировка». Это нужно для того, чтобы инструмент взаимодействовал со всеми компонентами таблицы. Иначе он будет применен только к выделенному столбику, в то время как остальная часть листа останется неотсортированной.
- В следующем окне выбираем значение в поле «Сортировать по». Здесь нужно указать столбец, в котором записаны даты. В правой части окна выбираем порядок отображения. Нам требуется сортировка по возрастанию, поэтому выбираем «От старых в новым».
После того как все параметры заданы, нажимаем
. В результате получаем отсортированный вариант таблицы, в которой все ячейки выстроены по датам в прямом порядке.Выяснив ранее, как сделать сортировку по дате, отметим, что этот способ подходит и для других вариантов фильтрации. К примеру, можно отобразить все операции в алфавитном порядке или по затраченной сумме. Для этого необходимо только правильно задать параметры в окне настроек.
К слову, активировать инструмент «Настраиваемая сортировка» можно и через вкладку «Главная». Данный инструмент можно найти в выпадающем окне в правой части Панели быстрого доступа.
Способ №2: используем фильтр
Еще один простой способ, позволяющий настроить сортировку по дате в Excel — активация фильтра. Этот метод также, как и предыдущий, достаточно простой, а потому идеально подойдет новичкам и опытным пользователям софта. Рассмотрим, как настроить сортировку с помощью фильтра на примере:
- Выделяем столбец, в котором содержатся числа и месяцы. Далее открываем вкладку «Данные» и нажимаем «Фильтр» в Панели инструментов.
- Возле заголовка столбца появится стрелка. Она свидетельствует о том, что фильтр активен и можно отсортировать даты. Нажимаем на данную стрелку и выбираем способ сортировки. В нашем случае настраиваем отображение в хронологическом порядке, то есть сначала идут старые, а потом новые записи.
- При нажатии также отобразится окно с запросом на расширение диапазона. Это нужно для того, чтобы отсортировать по дате всю таблицу, а не только первый столбец. Подтверждаем автоматическое расширение, после чего жмем .
- В результате данные в таблице будут отображаться строго в хронологическом порядке.
Способ очень удобный, так как позволяет выполнять фильтрацию любых данных, привязанных к дням или месяцам. К примеру, можно настроить отображение по дате рождения. К тому же, с помощью фильтрации можно сортировать ячейки не по полной записи, а только по дням или по месяцам. Для этого достаточно выбрать даты, которые должны быть отображены в таблице, в выпадающем списке при активации фильтра.
Рассмотрев, как сортировать ячейки, отметим, что можно включить фильтры для всей таблицы. Процесс сортирования клеток будет происходить идентичным образом. При этом на экране не будет возникать запроса на расширение диапазона, так как в нем уже по умолчанию находится все таблица. Чтобы использовать такой способ фильтрации, нужно выделить не только столбец, в котором записаны даты, а и всю остальную заполненную часть таблицы.
Подводим итоги
Как отсортировать ячейки по дате в таблице Excel — актуальный вопрос, с которым может столкнуться каждый пользователь. Для сортировки записей может использоваться встроенный инструмент, который располагается во вкладке «Главная» или «Данные». С его помощью можно распределить строки в прямом или обратном порядке при условии, что в таблице предусмотрен столбец с датами. Также для этих целей можно использовать фильтр, который работает аналогичным способом.