Пишем сумму прописью в Excel
Содержание
При обработке таблицы перед пользователем может встать весьма нестандартная задача — вставить в ячейку число прописью в Excel. Самый простой вариант решения — прописать сочетание вручную. Однако если таких чисел в таблице слишком много, процесс может занять слишком много времени и наверняка отнимет у автора документа немало времени, сил. Рассмотрим альтернативные способы, позволяющие преобразовать число в текст прописью без лишних усилий.
Можно ли переводить числа в текст без макросов и надстроек
Сразу же отметим, что в Эксель нет отдельно выделенной формулы, которая позволяет автоматически перевести число в его текстовый вариант. Тем не менее решить поставленную задачу можно с помощью сложной конструкции, которая содержит целый ряд вложенных функций: ПОДСТАВИТЬ, СЖПРОБЕЛЫ, ПСТР, ДЛСТР и другие. Как выглядит данная формула вы можете увидеть на изображении ниже.
Очевидно, что пользоваться такой формулой очень неудобно, даже несмотря на то, что она работает правильно и преобразует числа в их текстовый аналог. В ней содержится слишком много вложений, порядок которых трудно воспринимается даже опытными пользователями MS Excel.
Помимо данного явного недостатка, следует учитывать и тот факт, что большое количество действий, которые содержит данная конструкция, могут выполняться медленнее, чем обычные встроенные формулы в Экселе. Это особенно заметно в том случае, если число большое.
Существует также похожая формула, которая дополняет запись названием валюты и может использоваться для дробных чисел. Ее удобно использовать тогда, когда в ячейке нужно указать стоимость текстом, а не цифрами.
В целом, в Экселе есть набор формул, грамотное сочетание которых позволит прописать сумму прописью. Однако, как видно из приведенных выше примеров, такая конструкция очень длинная, неудобная и сложная для восприятия, особенно для новичков. Поэтому рассмотрим альтернативные методы, с помощью которых можно в Excel преобразовывать числа в их текстовый вариант.
Создаем макрос для преобразования чисел в текст
Макрос — это записанный алгоритм, которые выполняет определенные действия. Используя макрос, вы можете в один клик выполнить несколько операций, подставить формулы или создать собственную функцию, которую сможете использовать в процессе редактирования таблицы. По сути, макрос представляет собой микропрограмму — набор команд в виде кода.
В MS Excel любой макрос пишется на языке Visual Basic. Далее рассмотрим подробную инструкцию по созданию макросов. С ее помощью вы сможете создать функцию, которая преобразовывает числа в их текстовый вариант.
Включаем поддержку макросов
По умолчанию в Excel отключена поддержка макросов. Такое ограничение действует с целью безопасности, чтобы неопытные пользователи не заразили свой компьютер вирусным ПО при загрузке документов из интернета. Поэтому перед тем, как создать собственный макрос, необходимо включить их поддержку в настройках MS Excel:
- Открываем документ, нажимаем на вкладку «Файл» и переходим в «Параметры».
Открываем параметры - В меню слева выбираем «Центр управления безопасностью». После этого в общем окне параметров кликаем «Параметры центра управления безопасностью».
Открываем центр управления безопасностью - В следующем окне в меню слева открываем раздел «Параметры макросов». В окне параметров ставим отметку напротив строки «Включить все макросы». После этого щелкаем .
Включаем макросы
Первый этап на пути к решению поставленной задачи выполнен. Далее переходим к процессу создания макроса, который записывает числа прописью.
Добавляем Панель разработчика
Как уже было отмечено выше, макрос — это набор команд, написанных на языке программирования. Для работы с кодом в MS Excel предусмотрен специальный редактор. Однако он доступен только в Панели разработчика, которая по умолчанию отсутствует в ленте инструментов. Чтобы добавить вкладку «Разработчик», следуйте инструкции:
- Открываем вкладку «Файл» в программе Excel. В меню выбираем раздел «Параметры».
Открываем параметры - В меню параметров перейдите к разделу «Настроить ленту». В окне настроек отыщите пункт «Разработчик» и поставьте галочку рядом с ним. После этого нажмите кнопку »
Включаем панель разработчика
После сохранения параметров программа автоматически вернет к основному рабочему окну. В ленте сверху можно будет увидеть новую вкладку «Разработчик», которая потребуется для создания и редактирования макросов. При необходимости ее можно скрыть идентичным образом через параметры ленты Excel.
Создаем макрос
Выполнив предварительную настройку рабочего пространства, можно приступить непосредственно к созданию микропрограммы и написать макрос, способный превращать числа в слова. На первый взгляд может показаться, что процедура очень сложная и выполнить ее смогут только опытные пользователи ПК. На самом деле все не так сложно. Следуя инструкции, создадим макрос для превращения цифры в слова.
Наш макрос состоит из 85 строк кода. Однако такой объем не должен казаться большим, так как при необходимости вы можете скопировать нужные фрагменты кода:
- Переходим во вкладку «Разработчик». В правой части Панели инструментов нажимаем «Visual Basic». Также вызвать редактор можно нажатием комбинации +.
Запускаем редактор - Далее необходимо создать новый модуль. Для этого в верхней части окна редактора найдите Панель инструментов и нажмите «Insert». В выпадающем окошке выберите вариант «Module».
Добавляем модуль - В редакторе появится окно для написания кода. Теперь необходимо ввести набор команд, которые будут переводить числа в слова. Начинаем программу с тега Function, которая отвечает за добавление новой функции. Ниже прописываем списки чисел, из которых будут извлекаться значения.
Создаем функцию и добавляем списки чисел - Далее добавляем в макрос проверку на наличие нулей. Этот фрагмент будет возвращать слово «Ноль» в том случае, если кроме «0» в ячейке ничего не содержится.Добавляем проверку на нули
- Следующая стадия — деление числа на разряды. Для этого используется вспомогательная функция Class. В нашем макросе будет 8 разрядов: от единиц до десятков миллионов.
Добавляем разряды чисел - Теперь нужно добавить проверку для каждого класса чисел. Данный фрагмент функции будет проверять принадлежность числа к тому или иному классу и формировать соответствующее окончания для генерации прописного варианта. В первую очередь, делаем проверку на миллионы. Если вы уверены, что такие большие числа с помощью макроса не будут обрабатываться, этот шаг можно пропустить.Проверка на миллионы
- Аналогичная проверка применяется в отношении разрядов тысяч. В зависимости от числа будет сформировано слово с соответствующим окончанием — «тысяча», «тысячи» или «тысяч».
Проверка на тысячи - При проверке десятков используем списки, заданные в начале макроса. Далее остается сформировать итоговую строку и добавить вспомогательную функцию для выделения числа из разрядов.
Проверяем десятки и формируем строку
Записанный код необходимо сохранить. Для этого нажмите значок в форме дискеты в панели инструментов редактора или же нажмите комбинацию +. После этого макрос готов к использованию. Весь код микропрограммы выглядит следующим образом.
Применяем макрос
Созданный макрос по сути является новой функцией в Excel. Ее можно вызвать в ячейке напрямую через знак «=» или же воспользоваться Мастером функций. Для примера, в колонку А введем разные числа. Выбираем ячейку для записи результата и вводим формулу «СУММАПРОПИСЬЮ». В качестве аргумента указываем ссылку на ячейку, содержащее исходное число, которое нужно переводить в слова.
Нажимаем и трансформируем число в его текстовый аналог.
Идентичным образом добавленная формула может применяться к остальным числам в столбце. Можно использовать маркер автозаполнения, протянув нижнюю границу ячейки с результатом вниз.
Как видно из примера, сумма прописью в Excel отображается корректно. Единственный существенный недостаток заключается в том, что все слова указаны прописными буквами. Если такой вариант оформления не подходит, можно использовать вспомогательные функции ПРОПНАЧ или ПРОПИСН. Также нужно помнить, что модуль не отобразит в виде текста числа, больше 100 миллионов, так как такой разряд попросту не предусмотрен в коде макроса.
Следует также учитывать еще один важный нюанс применения макроса — он будет активен только в текущем документе. Если создать новый документ Excel, там не будет присутствовать формула, созданная ранее и ее нужно будет добавлять заново. Если таблица, в которой применяется макрос, отправить другому пользователю, то при открытии документа он должен дать согласие на активацию макроса. В ином случае микропрограмма не будет работать и, следовательно, созданная функция будет отсутствовать.
При работе с макросами необходимо соответствующим образом сохранять документ. При сохранении в процессе редактирования или при выходе из программы, нужно сохранить таблицу в виде файла с поддержкой макросов. В ином случае добавленный модуль будет удален, потому в дальнейшем придется заново добавлять код с нуля.
Используем надстройку для преобразования числа в текст
Мы выяснили выше, как в Excel сделать сумму в текстовом виде. Однако если вы не хотите создавать макрос самостоятельно, можно воспользоваться альтернативным вариантом. В этом поможет надстройка — микропрограмма, которая содержит дополнительные инструменты, расширяющие обычные возможности MS Excel.
Надстроек, способных выполнить поставленную задачу — сгенерировать текстовый вариант числа, довольно много. Однако здесь следует учитывать 2 нюанса. Первый заключается в том, что не все надстройки доступны на бесплатной основе. Разработчики вспомогательного ПО для Excel или других офисных программ могут взимать плату за собственные программные продукты. Второй аспект заключается в том, что не все надстройки можно считать безопасными. Поэтому загружать дополнительное ПО следует только из надежных источников.
Установка и использование надстроек на примере NUM2TEXT
Надстройка в MS Excel представляет собой файл в формате XLA. Предварительно нужно загрузить файл надстройки на свой компьютер и сохранить в любой удобной папке. XLA-документ практически не занимает место на диске, поэтому его можно добавить на рабочий стол. Однако вы всегда можете выбрать удобное место для его хранения. После этого нужно активировать надстройку, так как по умолчанию она будет отключена. Рассмотрим, как сделать плагин активным пошагово:
- Открываем вкладку «Файл» и переходим в раздел «Параметры».
Открываем параметры - В меню параметров переходим в раздел «Надстройки». Внизу рабочего окна находим пункт «Управление». В списке ставим значение «Надстройки Excel» и после этого нажимаем .
Переходим к надстройкам - В следующем окне отобразятся все доступные надстройки. Как видно, плагина для преобразования чисел в текст здесь нет. Это связано с тем, что XLA-файл надстройки не подключен к программе. Чтобы исправить ситуаций, нажмите .
Нажимаем обзор - Находим папку, в которой был сохранен файл надстройки. В нашем случае это стандартная директория для хранения плагинов, используемая программами Microsoft. Вам нужно найти файл в той папке, в которой он был сохранен. Жмем по файлу левой кнопкой мыши, чтобы он выделился, а затем нажимаем .
Находим надстройку в папке - В результате выполнения действия, описанного выше, новый плагин будет добавлен в список доступных надстроек. Ставим галочку напротив «Num2Text» и подтверждаем операцию нажатием .
Подключаем надстройку
Надстройка подключена и теперь ею можно воспользоваться, чтобы сумма отображалась не в виде текста. Вводим условную стоимость товара в ячейку и применяем новую функцию — Сумма_прописью.
Данная формула преобразует исходное число в запись стоимости с указанием валюты в рублях и копейках. Преимущество данного инструмента заключается в том, что с его помощью можно указывать стоимость в виде текста, обрабатывая дробные числа. Недостаток, в свою очередь, кроется в том, что способ подходит только при оформлении стоимости, а не обычных чисел.
Другие надстройки для преобразования чисел в текст
Помимо NUM2TEXT есть и другие плагины, позволяющие превращать числа в текстовую запись. В качестве примера рассмотрим еще один из них. Плагин NUMSTR содержит несколько функций для преобразования чисел в текстовый аналог. Загружаем и добавляем эту надстройку тем же способом, который уже был описан выше.
После этого можно воспользоваться одной из доступных функций. В первую очередь плагин предназначен для преобразования числа в обычный текст. Для этого применяем новую формулу — NumStr, в качестве аргумента в ней надо указать число или ячейку, которое надо записать прописью. Это аналог функции ЧИСЛОПРОПИСЬЮ.
Если вам нужно получить стоимость в рублях, а не обычную текстовую запись числа, используйте формулу RubStr. Она конвертирует записанное в ячейке числовое значение в текст с указанием национальной валюты. Особенность этой функции заключается в том, что ее можно применять в отношении дробных чисел.
В наборе NumStr также есть дополнительные функции, которая позволяет генерировать текстовую запись стоимости в долларах и евро. Они называются соответственно USDStr и EURStr. В случае с долларами и евро надстройка прописывает только целые числа, потому дробная часть будет округляться.
Плагин NumStr, так же как и NUM2TEXT, абсолютно бесплатный. Он есть в свободном доступе, поэтому его можно беспрепятственно загрузить в интернете.
При необходимости надстройку в MS Excel всегда можно убрать. Для этого нужно перейти к папке, в которой хранится XLA-файл, и удалить его с ПК. После перехода в Панель управления надстройками в программе появится сообщение о том, что файл плагина не обнаружен и он будет удален из списка доступных.
Подводим итоги
Как преобразовать число в его прописной вариант — довольно непростая задача, с которой могут столкнуться пользователи. В Excel формула, которая позволяет моментально преобразовать числа в текст, не предусмотрена. Выполнить такую операцию можно только с помощью сложной конструкции, содержащей очень большое количество вложенных функций, что крайне неудобно и трудоемко.
Оптимальный вариант для решения поставленной задачи — применение макросов и надстроек. Макрос можно создать самостоятельно, добавив код в редактор. В результате будет добавлена новая функция, которую можно использовать при редактировании таблиц. Также для преобразования чисел в слова можно использовать загружаемые надстройки. Этот вариант не менее удобен, чем макросы, так как исключает необходимость самостоятельной работы с кодом.
Загрузка...
