Как включить и настроить фильтр в Excel
Содержание
При работе с таблицами в MS Excel у пользователей довольно часто возникает потребность в сортировке данных по каким-либо критериям. В программе предусмотрен специальный инструмент, позволяющий выполнить сортировку и сделать выборку значений, не изменяя при этом общую структуру документа. В этой статье рассмотрим, как работает фильтрация данных в Excel и узнаем, какие возможности она открывает пользователям программы.
Настройка автоматической фильтрации
Основной инструмент для сортировки данных — это фильтр в редакторе Эксель. С помощью этой функции можно отобразить только те фрагменты таблицы, которые соответствуют заданным параметрам. Использовать этот инструмент нетрудно, если предварительно разобраться, как его включить и настроить. Основной способ активации фильтра следующий:
- Запускаем Эксель и открываем таблицу, в которой нужно сделать фильтрацию. Во вкладке «Главная» нажимаем затем «Сортировка и фильтр».
Нажимаем сортировка и фильтр - В выпадающем окне нажимаем «Фильтр». В результате этого возле подзаголовка каждого столбца появятся кнопки в виде стрелок, при нажатии на которые можно настроить фильтрацию.
Включаем фильтр
Отметим, что включить фильтр можно и альтернативным способом. Аналогичный инструмент доступен во вкладке «Данные» посередине панели инструментов.
Также вы можете включить инструмент фильтрации, используя горячие клавиши. Для этого нажмите комбинацию ++. Эту комбинацию можно ввести повторно, чтобы деактивировать сортировку, если она не требуется.
Сортировка с текстом
Запустив фильтр, вы можете выполнить сортировку таблицы. Вариантов для выборки данных, чтобы они отображались по строкам, довольно много. Причем фильтры работают как с текстовыми, так и числовыми данными. В нашей таблице содержатся данные о продажах товаров разных категорий. Для примера, отфильтруем таблицу так, чтобы отображались только данные для одной категории продуктов. Рассмотрим, как сделать такую сортировку пошагово:
- В первой ячейке каждого столбца присутствуют кнопки в форме стрелки. В нашем случае нужно нажать ту, которая расположена в колонке «Категория», так как именно здесь будет выполняться фильтрация.
Нажимаем на кнопку возле заголовка столбца - Теперь можно отфильтровать категории и оставить только те, которые нужны, скрыв все остальные ненужные в данный момент. Снимает отметку возле строки «Выделить все» и ставим только напротив той категории, которую нужно показать в таблице. Для примера, отобразим все «Овощи».
Фильтруем категории - Нажимаем . В результате этого в таблице останутся только те данные, которые соответствуют заданному параметру.
Результат выполнения
В случае с текстовым фильтром можно выбрать и другие варианты сортировки. Например, можно собрать список товаров внутри таблицы в алфавитном порядке. Для этого нажимаем на кнопку фильтра в столбце «Наименование» и выбираем «Сортировка А-Я».
В результате чего все товары из таблицы будут отображены в алфавитном порядке. Такой вариант использования функции очень удобен, если нужно упорядочить значения в ячейках в алфавитном порядке.
Фильтрация с числами
Как уже было отмечено выше, таблицу можно отфильтровать не только по текстовым, но и числовым параметрам. Один из наиболее распространенных вариантов — сортировка данных по возрастанию или по убыванию. В нашем примере целесообразно распределить товары от самого дешевого к дорогому. Для этого нажимаем кнопку фильтра в колонке «Стоимость» и задаем параметр «Сортировка по возрастанию».
В результате такой фильтрации внутри таблицы все строки будут перестроены таким образом, что сначала отображаются наименования позиций с низкой стоимость, а затем с высокой. Это распространенный и востребованный тип сортировки, которые применяется при оформлении разных видов табличных документов.
В Эксель доступны и более гибкие настройки числовых фильтров. Можно задать отображение значений, которые соответствуют заданному пользователем параметру. Для примера, отсортируем данные таким образом, чтобы внутри таблицы отображались только информация о товарах, прибыль от продажи которых превышает 2 000 рублей. На первый взгляд может показаться, что решить данную задачу сложно. Однако на самом деле при помощи фильтра сделать такую выборку по числовым данным очень просто:
- Нажимаем на кнопку фильтрации в колонке «Прибыль». В выпадающем окне выбираем «Числовые фильтры».
Включаем числовые фильтры - По условию задачи необходимо отобразить информацию о товарах с прибылью выше 2 000 рублей. Поэтому в списке параметров фильтрации выбираем «Больше».
Выбираем параметр больше - Вводим число для ограничения. В нашем случае это 2000. После этого нажимаем .
Настраиваем фильтр - В результате чего в таблице будут отображаться только те товары, прибыль от продажи которых превышает 2 тыс. рублей. Это говорит о том, что фильтрация настроена и работает правильно.Результат фильтрации
В целом, для сортировки таблицы в Excel могут применяться гибкие параметры фильтрации. Как видно, инструмент работает с разными типами данных и позволяет сделать выборку данных по заданному условию, при этом игнорируя те строки, которые не удовлетворяют критерию. Сама таблица остается целой, из нее ничего не удаляется и при отключении фильтров все скрытые ячейки вернутся на свои места.
Расширенная фильтрация в таблице
Расширенный фильтр в Excel — это сортировка с несколькими пользовательскими параметрами. В этом инструменте практически нет ограничений по количеству возможных условий для отображения данных. Чаще всего пользователям приходится использовать одновременно 2 или 3 критерия для фильтрации, однако в редких случаях их может быть и больше. В любом случае, освоив этот инструмент на базовом уровне вы сможете без особого труда задавать по несколько условий, превращая обычный фильтр в расширенный.
Разобраться, как пользоваться таким средством сортировки, проще всего на примере. Отфильтруем таблицу и оставим только информацию о товарах, соответствующих категории «Овощи», чья стоимость больше 100 рублей, а объем продаж превышает 20 кг. Иными словами, у нас есть 3 критерия для сортировки, которые мы применим одновременно:
- Открываем таблицу и включаем фильтр, используя кнопку во вкладке «Главная», «Данные» или с помощью горячих клавиш.
Включаем фильтр - Применяем фильтр для первого критерия. Меняем отображение категорий, убирая лишние и оставляем только ту, что соответствует условию задачи.
Настраиваем первый критерий - Далее переходим к настройке стоимости. По условию задачи нужно оставить только те наименования, которые дороже 100 рублей. Применяем числовой фильтр «Больше» и вводим значение 100.
Настраиваем числовой фильтр - Теперь настраиваем следующий параметр — объем продаж. Нажимаем на кнопку фильтра и задаем числовой параметр 20.
Добавляем третий критерий - В результате таких манипуляций мы получим выборку данных из таблицы, в которой наименования соответствуют трем заданным параметрам. При сохранении и повторном запуске таблица будет отображаться в таком виде. Однако первоначальный вариант легко вернуть, если отключить фильтр. Также есть и альтернативный вариант — оставить фильтрацию включенной, но при этом отключить параметры сортировки в нужном столбце.
Результат выполнения
Описанный способ применения пользовательских фильтров является самым удобным, так как при комбинировании нескольких параметров можно осуществить комплексную сортировку и получить значения, которые строго соответствуют запросам. Это особенно удобно при работе с таблицами, в которых содержится очень большие объемы информации и визуальный поиск требуемого значения осуществить проблематично.
Подводим итоги
Фильтр в MS Excel — удобный инструмент для сортировки данных. С помощью этой функции можно настроить отображение таблицы по заданным условиям, скрыв те ячейки, которые не соответствуют пользовательским параметрам. В программе предусмотрены гибкие настройки фильтрации. Благодаря этому можно одновременно использовать несколько критериев для отбора данных из общего массива.
Загрузка...
