Методы удаления пустых ячеек в Excel
Содержание
При оформлении документа в MS Excel не исключается возможность появления пустых, незаполненных ячеек. Чаще всего они не несут какой-либо пользы и для улучшения структуризации таблицы их следует удалить. Это задачу можно решить несколькими способами, в зависимости от специфики и содержания документа. В данном материале рассмотрим, как можно удалить пустые ячейки в Excel при помощи стандартных инструментов программы.
Ручное удаление
Прежде чем удалить незаполненные клетки, стоит убедиться в том, что они действительно пустые. Иногда бывает, что в ячейках ничего не отображается, но при этом они содержат данные или формулы. Это может произойти в том случае, если значения были скрыты или же документ структурирован таким образом, что заполненные клетки стали невидимыми. К примеру, может применяться инструмент группировки ячеек. Если происходит работа с загруженным табличным документом, не исключается вероятность того, что работает защита листа. В определенных условиях эта функция также может ограничивать возможность просмотра данных в ячейках.
Убедившись в том, что в листе действительно содержатся незаполненные клетки, рассмотрим самый простой и понятный вариант очистки таблиц в Excel. Речь идет о ручном удалении. Этот способ удобен тогда, когда предполагаемое количество пустых ячеек в таблице небольшое. Задача состоит только лишь в том, чтобы найти все незаполненные клетки и выполнить удаление. Для этого действуем следующим образом:
- Открываем документ в Эксель. Затем выделяем диапазон, в котором есть пустые клетки. Можно выделить всю таблицу сразу, если удаление ячеек не окажет негативного влияния на ее структуру. В нашем примере присутствуют не отдельные ячейки, а целые строки, что позволяет выполнить очистку без вероятного смещения данных в колонках. Выделим диапазон нажатием на клавиатуре .
Выделяем диапазон - В результате нажатия на экране отобразится окно «Перейти». Здесь необходимо нажать . Выполнять переход к какой-либо из ячеек по ссылке в данном случае не требуется.
Нажимаем выделить - Далее на экране появится окно «Выделить группу ячеек». В списке доступных вариантов ставим отметку напротив «Пустые ячейки». Затем нажимаем .
Нажимаем выделить пустые ячейки - В результате этого все незаполненные клетки в колонке будут выделены. Это позволит быстро осуществить удаление вручную. Для этого не снимая выделение ячеек, нажимаем правую кнопку мыши и в контекстном меню выбираем «Удалить».
Вызываем меню и жмем удалить - В окне параметров удаления выбираем «Ячейки, со сдвигом вверх». Это значение установлено по умолчанию, поэтому менять что-либо нет никакой необходимости.
Выбираем вариант удаления
В результате чего все пустые ячейки, которые были ранее выделены при помощи использованного инструмента, будут удалены из таблицы. Способ довольно простой и быстрый, даже несмотря на то, что очистка документа выполняется вручную. Главное правило — учитывать структуру таблицы, чтобы удаление ячеек с последующим смещением не привело к перемешиванию и не соответствию приведенных в ней данных.
Через условное форматирование
Еще один способ решения поставленной задачи, очень похожий на предыдущий, можно осуществить с помощью инструмента «Условное форматирование». Чтобы убрать незаполненные клетки, сначала их нужно обнаружить. Делать это вручную неудобно, поэтому воспользуемся для этих целей инструментами форматирования. С их помощью можно быстро отыскать пустые клетки в колонке или в целом диапазоне. Для этого следуем инструкции:
- Выделяем диапазон или всю таблицу. Затем во вкладке «Главная» нажимаем на инструмент «Условное форматирование». В выпадающем окне наводим курсор на строчку «Правила выделения ячеек» и в соседнем окошке нажимаем «Другие правила».
Нажимаем другие правила - В поле «Форматировать только ячейки для которых выполняется следующее условие» выбираем в качестве значения «Пустые». После этого нажимаем кнопку «Формат», так как по умолчанию он не задан.
Задаем условие и жмем формат - Переходим во вкладку «Заливка» и выбираем любой удобный цвет. Им будут автоматически выделены ячейки в таблице, в которых нет никаких данных. Их можно будет потом спокойно удалить.
Выбираем цвет и жмем «OK» - В результате все ячейки, в которых не содержатся данные, будут выделены выбранным цветом. Остается только осуществить их удаление. Для этого выделяем клетки и делаем очистку через контекстное меню. Альтернативный способ — инструмент «Удалить», который находится во вкладке «Главная».
Удаляем выделенные ячейки
Применение фильтрации
Можно воспользоваться фильтром, чтобы быстро обнаружить и удалить все пустые ячейки. Этот способ будет особенно удобен, если таблица содержит крупные незаполненные фрагменты или пропущенные строки. Использовать инструмент фильтрации для работы с пустыми клетками можно следующим образом:
- Выделяем диапазон, в котором требуется найти и удалить незаполненные клетки. Далее во вкладке «Главная» нажимаем «Сортировка и фильтр». В выпадающем окне выбираем «Фильтр».
Включаем фильтр - Далее применяем включенную фильтрацию для отображения пустых ячеек. Для этого нажимаем на стрелку в заголовке любой из колонок таблицы. В выпадающем окне снимает отметку напротив строчки «Выделить все».
Убираем значение выделить все - Двигаемся в нижнюю часть списка. Внизу ставим отметку напротив строчки «Пустые». После этого уже жмем .
Нажимаем пустые и жмем «OK» - В результате этого в исходной таблице будут отображаться только пустые ячейки. Их можно удалить любым удобным способом, например, через Панель инструментов во вкладке «Главная».
Удаляем пустые клетки
Благодаря этому мы выполним удаление пустых ячеек без повреждения структуры таблицы. Однако здесь можно также воспользоваться и альтернативным способом. Не обязательно выполнять удаление. Можно отключить отображение пустых клеток, в результате чего их не будет видно. Этот вариант удобен в том случае, если незаполненные строки влияют на качество визуализации, но при этом удалять их нельзя.
Этот вариант будет удобен в том случае, если таблица содержит формулы или другие функции, записанные в клетках. Чтобы не нарушить отображение остальной части документа, их можно скрыть, не удаляя при этом.
Чтобы удалить пустые ячейки в Excel, можно также рассматривать создание дубликата. Для этого достаточно отфильтровать исходную таблицу, чтобы в столбце или в строках не было незаполненных клеток. Готовый результат копируется при помощи соответствующего инструмента и в дальнейшем вставляется на место исходной таблицы.
Формула для удаления
Для тех, кто не знает, как можно удалить пустые ячейки в Excel, рассмотрим еще один способ очистки таблицы от незаполненных клеток. Отметим, что данный вариант далеко не самый удобный. Однако не во всех случаях есть возможность выполнить очистку таблицы вручную. К тому же этот способ позволяет быстро удалить строки, если они не заполнены, в объемных документах. Убирать пустые клетки будем следующим образом:
- В первую очередь необходимо создать именованный диапазон. Так будет проще использовать и без того сложную конструкцию с формулами. Выделяем диапазон, в котором есть незаполненные ячейки. Затем нажимаем правую кнопку мыши и выбираем команду «Присвоить имя».
Нажимаем присвоить имя - Далее нужно дать название диапазону. В качестве значения используем любое имя. Лучше всего, если оно будет простым и коротким. В нашем примере именованный диапазон назовем «Пустые_ячейки». Пробелы в названии использовать нельзя, поэтому для разделения слов ставим нижнее подчеркивание.
Указываем имя диапазона - Далее нужно создать идентичный по размеру диапазон на том же листе. Проще всего выполнять выделение в тех же строках, что и изначальная таблица. Присваиваем этому диапазону другое имя. В нашем случае будет название «Без_пустых».
Создаем второй именованный диапазон - Теперь выделяем первую ячейку в новом именованном диапазоне. В нее необходимо вставить формулу, как на изображении ниже. После ввода нажимаем ++, так как указанная конструкция с формулами работает с массивами.
Конструкция с формулами - Далее с помощью маркера автозаполнения применяем формулу ко всему диапазону. Так мы получим таблицу без пустых ячеек.
Результат применения
Конструкция с формулами очень сложная, поэтому применять ее, чтобы убрать пустые ячейки, нецелесообразно. Во-первых, она содержит функции, которые, в свою очередь принимают в качестве аргументов другие функции. Во-вторых, могут возникнуть трудности при указании названий диапазонов. Поэтому значительно проще работать с пустыми ячейками при помощи инструментов форматирования или фильтрации.
Подводим итоги
Вопрос о том, как удалить пустые ячейки, актуален среди начинающих пользователей MS Excel. Существует несколько способов, позволяющих очистить таблицу от незаполненных клеток. Самый простой вариант — найти все пустые клетки в столбце или диапазоне при помощи инструмента выделения и осуществить их удаление. Аналогичным образом можно использовать условное форматирование.
Более сложный, но не менее удобный вариант — активация фильтра. С его помощью можно очистить документ от пустых ячеек или скрыть их, не убирая из исходного документа. Самый сложный и наименее практичный вариант — применение сложной конструкции с формулами и именованными диапазонами.
Загрузка...
