Инструкция по удалению лишних страниц в Экселе
Содержание
В программе Excel лист, на котором размещается таблица, автоматически делится на страницы. Это необходимо для корректного отображения данных при печати. При оформлении документа могут формироваться пустые или лишние страницы, которые абсолютно не нужны, однако также будут напечатаны на принтере. В данном материале рассмотрим, как удалить страницу в Excel, если она пустая, содержит разрывы или информацию, не предназначенную для печати.
Проверка документа перед отправкой на печать
Перед отправкой на печать необходимо выполнить проверку документа, чтобы удостовериться в том, что его структура соответствует требованиям автора. Проверить наличие лишних диапазонов можно несколькими способами. Самый простой — изменение режима отображения. Кнопки для управления режимами находятся в нижней части рабочего окна редактора Excel.
Для примера, рассмотрим таблицу с данными о продажах определенных видов товаров. Лист содержит большое число строк, а потому, следовательно, занимает не одну, а несколько печатных страниц.
Чтобы просмотреть структуру документа и определить количество страниц, достаточно изменить режим отображения на «Разметка страницы». С помощью данного инструмента в Эксель можно обнаружить разрывы и ненужные пустые участки в документе, а также получить представление о том, как будет выглядеть таблица при печати.
Также для проверки структуры можно использовать еще один режим отображения — страничный. Все страницы таблицы будут отображены подряд, а между ними будет находиться пунктирная линия.
Помимо кнопок в рабочем окне Excel, изменить режим отображения и найти пустую страницу в документе можно при помощи «Страничного режима», который располагается во вкладке «Вид». В левой части Панели инструментов находится идентичный набор инструментов.
На присутствие пустой страницы в документе указывает наличие незаполненного диапазона с нумерацией. Причины появления таких разрывов могут быть разными. К примеру, включена защита листа или таблица отформатирована таким образом, что данные в этом диапазоне скрыты.
Еще один способ проверки — режим предварительного просмотра. Для этого переходим в раздел «Печать» и постранично проверяем документ. В нашем случае в листе обнаружена пустая область, которая печатается на отдельной странице.
В любом случае можно изменить структуру листа таким образом, чтобы пустых участков не было. Как это сделать рассмотрим далее в этом материале.
Способы удаления
Самый простой и очевидный метод, позволяющий удалить пустые страницы — проверить весь лист и вручную удалить незаполненный диапазон. Этот вариант действенный, однако если таблица слишком большая и содержит множество строк, искать их и удалять таким способом не очень удобно. Поэтому воспользуемся альтернативными вариантами.
Назначаем область печати
Данный вариант позволяет осуществить печать необходимых частей таблицы на листе, не изменяя его структуру. То есть по сути незаполненный диапазон, формирующий пустую часть, останется в документе. Однако он не будет напечатан при отправке файла с таблицей на принтер или МФУ.
Чтобы задать область печати, необходимо выделить диапазон, который нужно напечатать. Это можно сделать обычным способом при помощи мышки. Затем переходим во вкладку «Разметка страницы». Далее в ней находим «Область печати» и выбираем команду «Задать».
Задав область печати, необходимо сохранить документ. Для этого жмем значок в виде дискеты в левом верхнем углу рабочего окна Эксель или нажимаем комбинацию клавиш «Ctrl+S». Теперь можно перейти в раздел «Печать». В документе при печати будет отображаться только та часть таблицы, область которой была задана вручную. Как видим, пустые сегменты исчезли и остались только заполненные.
Выяснив выше, как удалить пустые страницы, нужно обратить внимание на наличие одного существенного недостатка у такого способа. Уго целесообразно применять только в том случае, если таблица уже не подлежит редактированию. Если добавить новые ячейки, они не будут отображены при печати. Чтобы исправить это, нужно после открытия и добавления новых данных убрать область печати, а затем переназначить ее, указав новый диапазон.
Удаление лишних страниц
Включив страничный режим отображения документа, можно с легкостью найти те части таблицы, которые подлежат удалению. Это могут быть разрывы, пустые диапазоны или целые страницы, выводимые на печать. Сам процесс ничем не отличается от обычного удаления ячеек из таблицы, разница заключается только в масштабе.
Рассмотрим, как удалить лишние страницы в Excel:
- Сначала открываем документ. Затем при помощи кнопок или во вкладке «Вид» меняем режим отображения на «Страничный».
- Находим незаполненные диапазоны и другие части таблицы, которые не подлежат печати. Для прокрутки документа используем колесико мыши или клавиши навигации на клавиатуре. Также можно масштабировать изображение при помощи переключателя внизу справа на экране, либо через инструмент во вкладке «Вид».
- Далее выделяем ненужную часть документа и убираем ее. Чтобы удалить лишние страницы, нажимаем правую кнопку мышки и в отобразившемся списке выбираем команду «Удалить». Потом в выпадающем окне выбираем «Строку», а затем нажимаем кнопку «OK».
В результате этого лишний диапазон, формирующий пустую страницу, исчезнет из таблицы. В этом можно убедиться, запустив режим предварительного просмотра. С учетом удаленного диапазона общий объем документа уменьшается.
Выяснив ранее, как убрать ненужную область в таблице, нужно обратить внимание на один нюанс. Если удаляемые ячейки содержат скрытые данные, это может отразиться на результатах вычислений в других сегментах документа. Поэтому перед очисткой необходимо убедиться в том, что пустая страница действительно пустая, и не содержит скрытые от пользователя ссылки, формулы или значения.
Заключение
Как можно удалить пустую страницу в Экселе — актуальный вопрос для тех, кто столкнулся с трудностями при печати документа. На листе могут появляться разрывы или пустые диапазоны, из-за чего структура таблицы может быть нарушена. Из-за этого при печати образуются незаполненные участки. Чтобы исключить вероятность их появления, можно выделить область печати во вкладке «Разметка страницы» или выполнить удаление пустого диапазона, предварительно включив страничный режим отображения документа.
Загрузка...
