Всё об операционных системах — подробное руководство для пользователей операционных систем

Как проставить верхний и нижний колонтитул в Excel

При оформлении таблиц в MS Excel можно использовать колонтитулы. По умолчанию они отключены и не отображаются при редактировании листа. Пользователь может добавить и редактировать наружные поля для текстовой или графической информации, используя стандартные инструменты программы. В данной статье рассмотрим, как добавить колонтитулы в MS Excel, изменить их положение либо полностью удалить из документа.

Какие бывают колонтитулы

Колонтитулом в электронном документе называют заголовочную часть листа для размещения вспомогательной текстовой информации. В нем могут указывать название или содержание таблицы, номер листа либо страницы, реквизиты предприятия, инициалы автора, любые другие текстовые данные. В зависимости от расположения подразделяются на:

  • верхний — размещается в верхнем сегменте листа над основной областью печати;
  • нижний — располагается в районе нижнего поля, под областью печати.

В нашем примере предусмотрена таблица с данными о продажах товаров. Если изменить способ отображения в Excel на «Разметка страницы», можно увидеть поля для нижнего и верхнего текстовых полей, которые программа автоматически подставляет на каждую страницу документа. При этом они не заполнены, поэтому, если напечатать такую таблицу, никаких текстовых полей видно будет.

Верхний и нижний колонтитулы в режиме разметка страницы
Верхний и нижний колонтитулы в режиме разметка страницы

Отметим, что верхний и нижний колонтитул бывает постоянным либо переменным. Постоянный — это тот, который повторяется на всех страницах документа. Принцип такой же, как при использовании сквозных строк, которые повторяются на каждой странице для переноса заголовков таблицы. Переменный — это текстовое поле, которое размещено на одном листе или же на нескольких, но его содержимое отличается. Такой вариант может использоваться для оформления сносок или других видов пояснительного текста.

Как добавить колонтитул с помощью инструмента «Вставка»

Рассмотрим, как вставить колонтитул в документе, оформленном в программе Эксель. Добавить вспомогательное текстовое поле можно несколькими способами. Первый и самый простой вариант — воспользоваться инструментом «Вставка». Расскажем, как добавить колонтитул в таблицу Excel на примере.

  1. Открываем документ с таблицей. Далее переходим во вкладку «Вставка». В правой части Панели инструментов нажимаем «Текст» и далее в отобразившемся на экране окошке выбираем «Колонтитулы».

    Находим колонтитулы во вкладке вставка
    Находим колонтитулы во вкладке вставка
  2. При выполнении данного действия программа автоматически активирует вид «Разметка страницы». Одновременно в верхней и нижней части каждого листа появляются поля для текстовых записей. Сначала определяем ориентацию надписи — ее можно разместить слева, посередине и справа. Далее вводим нужный текст. В нашем случае это название таблицы.

    Заполняем верхний колонтитул
    Заполняем верхний колонтитул
  3. Аналогичным образом можно оформить и нижний колонтитул. Для этого достаточно переместится в нижнюю часть страницы и ввести требуемый текст.

    Добавляем нижний колонтитул
    Добавляем нижний колонтитул

Добавленные надписи автоматически дублируются на всех страницах документа. Это удобно, так как если таблица объемная, не придется вручную делать вставку надписей в каждой части документа. К слову, в Эксель можно добавить один из готовых вариантов подписи на выбор. К примеру, можно вставить в качестве вспомогательного текста название документа, время или дату, номер и количество страниц, а также графические изображения. Перед тем как вставить картинку, следует учесть, что она должна быть минимального размера. Для этого ее следует уменьшить с помощью любого удобного редактора и затем только вставлять в документ.

Доступные варианты для вставки можно посмотреть во вкладке «Конструктор», которая появляется после активации соответствующих полей.

Варианты колонтитулов во вкладке конструктор
Варианты колонтитулов во вкладке конструктор

После того как подписи добавлены, можно вернуть стандартный режим просмотра страницы. Добавленные поля при этом не будут заметны. Однако если вернуть «Режим разметки», текстовые надписи будут показаны на своих местах. Также можно перейти к печати и посмотреть файл в режиме предварительного просмотра.

Колонтитулы при печати
Колонтитулы при печати

Оформляем через «Параметры страницы»

Оформить колонтитул можно и альтернативным способом. Например, это делают во разделе программы «Разметка страницы», используя стандартные инструменты программы. Чтобы решить эту задачу, достаточно следовать инструкции:

  1. Открываем «Разметка страницы». Далее в поле «Параметры страницы» необходимо найти и кликнуть кнопку, которая имеет форму маленькой стрелки.

    Нажимаем стрелку для-перехода к параметрам страницы
    Нажимаем стрелку для-перехода к параметрам страницы
  2. При нажатии на стрелку откроется инструмент «Параметры страницы». Выбираем требуемую вкладку, а дальше выбираем одну из команд: «Создать верхний колонтитул» или «Создать нижний колонтитул» — зависит от того, какая подпись требуется. По аналогии с предыдущим способом выбираем ориентацию текста на листе и вводим значения.

    Добавляем колонтитулы
    Добавляем колонтитулы

После того как подписи добавлены, их наличие можно проверить в окне предварительного просмотра или при активации отображения «Разметка страницы». Здесь же, при необходимости, можно изменить колонтитул. Достаточно просто переписать текст на нужный. Если же потребуется удалить подпись со страниц — достаточно очистить текстовое поле. Отметим, что в данном инструменте также доступна вставка номеров, названия документа, рисунков или других вспомогательных элементов.

Добавляем колонтитулы в представлении «Разметка страницы»

Не менее простой и быстрый способ, позволяющий создавать текстовые подписи. Рассмотрим, как сделать их на страницах при активации режима разметки. Для этого следуем инструкции:

  1. Открываем табличный документ. Далее переходим во вкладку «Вид». Здесь выбираем «Разметка страницы». Также аналогичную процедуру можно выполнить при помощи кнопки быстрого доступа. Она размещена внизу рабочего окна Microsoft Excel, слева от ползунка масштабирования.

    Включаем режим разметки
    Включаем режим разметки
  2. Далее вставляем колонтитулы по аналогии с инструментом «Вставка». Оформляем поле внизу либо вверху страницы. При необходимости добавляем в колонтитул подпись, название файла, номер страницы или другой объект на свое усмотрение.

    Вставляем колонтитулы
    Вставляем колонтитулы

После этого можно вернуться в обычный режим отображения. Подписи при этом не отображаются, однако об их наличии вы узнаете, если вновь откроете «Разметку страницы» или перейдете к рабочей версии для отправки на печать. При таком варианте все добавленные надписи будут отображаться на своих местах.

Способы удаления

Удалять колонтитулы в книге Эксель можно также быстро, как и добавлять. Это потребуется в случае, если данный вариант оформления по каким-либо причинам стал неактуален. Для удаления можно использовать любой из описанных способов. Простейший вариант — запустить отображение «Разметка страницы» и очистить текстовые поля.

Очищаем текстовые поля
Очищаем текстовые поля

В результате выполнения такого действия вспомогательные подписи исчезнут, причем со всего листа сразу. В этом можно убедиться, если перейти к печати электронного документа и открыть режим предварительного просмотра.

Существует еще один метод удаления:

  1. Открываем документ и отправляемся в раздел «Разметка страницы». Далее открываем «Параметры страницы». Для этого нажимаем кнопку в виде небольшой стрелки в Панели инструментов.

    Открываем параметры страницы
    Открываем параметры страницы
  2. Переходим во вкладку «Колонтитулы». После этого меняем текущее значение подписи на «Нет». Если добавлено 2 колонтитула — это нужно сделать для обоих. Меняем значения на «Нет» и жмем OK. Предварительно можно отобразить текущий вид документа для печати. Для этого просто нажимаем кнопку «Просмотр» в параметрах.

    Меняем значения колонтитулов на нет
    Меняем значения колонтитулов на нет

В целом, процедура удаления занимает не так много времени и, при необходимости, может быть выполнена в несколько нажатий. Однако при оправке таблицы на печать стоит убедиться в том, что подписи действительно отсутствуют, а не были удалены с одной или нескольких страниц.

Подводим итоги

Колонтитул — поле для текста, который может содержать вспомогательную информацию о документе. В Excel можно добавлять подписи в верхней и в нижней части страницы, причем они автоматически дублируются на всех листах независимо от размера документа. Добавить колонтитулы к листам документа можно несколькими способами. Самый простой вариант — использовать инструмент «Вставка». Также можно оформить вспомогательные подписи в разделе «Параметры страницы» или же сменить режим отображения документа на «Режим разметки» и добавить колонтитулы в нем. Идентичным образом их можно и удалять, очистив текстовые поля от введенного ранее содержимого.

Видео по теме

Adblock
detector