Как эффективно сортировать данные в Excel
Содержание
При работе с таблицами Excel у пользователей нередко возникает потребность в упорядочении наборов данных. Для этого в программе предусмотрено несколько инструментов. С их помощью можно структурировать данные в таблице таким образом, чтобы максимально упростить восприятие поданной информации. О том, как сделать сортировку в Excel, пойдет речь далее в этом материале.
Простая сортировка
Если нужно распределить ячейки по алфавиту либо по возрастанию данных — это можно сделать буквально в несколько кликов. Для этого в MS Excel предусмотрен специальный инструмент — простая сортировка. С его помощью можно быстро организовать наиболее подходящую структуру табличного документа с учетом его содержимого.
Рассмотрим, как работает сортировка в таблице Эксель на примере. В нашей таблице содержатся сведения о товарах с указанием стоимости, объема продаж и суммарной прибыли. Для примера, отсортируем значения из первого столбца и отобразим все наименования в алфавитном порядке:
- Выделяем всю таблицу. Это требуется для того, чтобы при сортировке ячеек в столбце также перемещались и принадлежащие им строки. Для быстрого выделения выбираем любую заполненную ячейку и затем жмем комбинацию +A.
Выделяем таблицу - Выделив диапазон, нажимаем правую кнопку мыши. В списке открывшихся команд находим «Сортировка». Затем выбираем наиболее приемлемый вариант для организации ячеек. В нашем случае отсортируем данные в алфавитном порядке.
Сортируем через контекстное меню
Программа упорядочивает все выделенные ячейки, исходя из их значений. В результате этого получается таблица, в которой все наименования следуют в алфавитном порядке.
Аналогичным образом сортируются и числовые значения. К примеру, нужно упорядочить таблицу таким образом, чтобы сначала шли товары с наименьшей стоимостью, а затем уже с наибольшей. Для решения этой задачи нужно выделить столбец «Стоимость» и выполнить сортировку по возрастанию, используя контекстное меню.
Обратите внимание на то, что простая сортировка в Excel может производиться не только через команду в контекстном меню. Аналогичный набор опций также предусмотрен и во вкладке «Главная». Здесь в правой части Панели инструмента есть кнопка «Сортировка и фильтр».
Кроме этого, инструменты для сортировки чисел и текстовых значений доступны во вкладке «Данные». Они работают точно также, как и метод распределения ячеек, описанный ранее выше.
Настраиваемая сортировка
Это хотя и более сложный, но в то же время наиболее полезный метод организации таблицы. В предыдущем примере мы сортировали ячейки по одному из параметров. В свою очередь, настраиваемая сортировка позволяет делать многоуровневое распределение значений на основе двух или более параметров.
В нашем образце каждое наименование соответствует определенной категории. Для примера, сделаем такую сортировку данных, чтобы все товары группировались по своим категориям и при этом отображались в порядке возрастания их стоимости:
- Выделяем всю таблицу, которую нужно отсортировать. Далее открываем вкладку «Главная» и выбираем инструмент «Настраиваемая сортировка», который расположен в пункте «Сортировка и фильтр». Эту функцию также можно вызвать через контекстное меню или вкладку «Данные».
Вызываем настраиваемую сортировку - Вначале выполняем сортировку по категориям. В поле «Сортировать по» выбираем столбец «Категория». В следующем поле оставляем вариант «Значения». В строке «Порядок» выбираем вариант «А-Я».
Сортируем по алфавиту - Теперь нужно добавить распределение по ценам в порядке их возрастания. Вверху окна настраиваемой сортировки жмем . Затем выбираем столбец «Стоимость» и в поле «Порядок» указываем «По возрастанию». Задав все требуемые параметры, нажимаем .
Добавляем второй уровень сортировки
В результате этого наша таблица сортируется по двум параметрам. Сначала наименования распределяются по названию категории. Затем уже применяется второй уровень — распределение в порядке возрастания по столбцу «Стоимость».
Применение фильтров в Excel
Фильтр — удобный в использовании инструмент, с помощью которого можно настроить отображение ячеек в таблице Excel по заданным параметрам. Частично эта функция может использоваться для того, чтобы отсортировать значения в заданном диапазоне. Рассмотрим, как отсортировать ячейки при помощи фильтрации. Сначала данный фильтр нужно активировать. Это можно сделать несколькими способами. Первый вариант — его активация через Панель инструментов на вкладке «Главная». Выполняется это в том же окне, где расположена простая сортировка данных.
Второй вариант — во вкладке «Данные». Здесь не нужно перемещаться в какое-либо окно, так как нужный инструмент находится непосредственно на основной панели.
Также отметим, что вызвать фильтр можно через контекстное меню или же с помощью комбинации горячих клавиш. Для быстрой активации инструмента фильтрации нажмите комбинацию ++. После включения фильтра, в заглавных ячейках каждого столбца появятся кнопки в виде стрелок. Нажав на такую кнопку в ячейке нужной колонки можно выполнить сортировку. Для примера, распределим наименования в порядке стоимости. Для этого нажимаем кнопку фильтра и выбираем команду «Сортировка А-Я».
В результате чего значения в выбранной ячейке будут распределены в том порядке, который был задан пользователем. Важно учитывать, что последующее отключение фильтра не повлияет на структуру документа. Расположение в нем отсортированных ячеек в любом случае сохранится.
Аналогичным образом можно обрабатывать и числа. Нажимаем на кнопку фильтра в ячейке заголовка столбца «Стоимость», и сортируем значения по возрастанию или убыванию.
В результате этого все товары будут отображаться в порядке повышения или понижения стоимости. Как и при использовании обычных методов сортирования, нужно учитывать тот факт, что иногда распределять ячейки по двум параметрам сразу невозможно, ведь они исключают друг друга. К примеру, нельзя отсортировать товары по алфавиту или по стоимости одновременно.
Заключение
Инструменты для сортировки значений позволяют организовать таблицу наиболее оптимальным для удобной подачи информации образом. В Excel предусмотрены как простые варианты распределения ячеек, так и многоуровневая структуризация по нескольким параметрам. Функциями для сортирования также можно воспользоваться при активации инструмента «Фильтр».
Загрузка...
